Proje Bütçesi – Bilmeniz Gereken Her Şey: Projenizin Finansmanını Doğru Şekilde Tahmin Etme, Oluşturma ve Koruma

Bir sonraki projeniz için sağlam bir finansal planlama temelinin nasıl oluşturulacağı konusunda size tavsiyelerde bulunacağız ve finansmana genel bir bakış sağlayacağız! Sağlam bir bütçe hazırlayabilen bir proje yöneticisi ekip için son derece önemlidir.

Yapabilecek biri Bütçeyi izlemek ve optimize etmek, böylece sadece ekibin değil, şirketin yönetiminin de sonuçtan memnun kalması paha biçilemez. Neyse ki, düzenli kontrol ve raporlama için araçlar var - işte bunlara genel bir bakış ve ayrıca uyulması gereken birkaç kural.

Easy Project'te proje bütçeleri

Bütçe nedir?

Proje bütçesi, ideal olarak müşterinin talep ettiği zaman çerçevesinde projenin başlatılması ve tamamlanması için gerekli tahmini maliyetleri içerir. Ancak projenin başında hazırlanan bütçe her zaman bir tahmindir.

Bunu söylemek ve anlamak, proje üzerinde çalışan herkes ve projenin hazırlanmasını sizden sipariş edenler, yani müşteriler için önemlidir.

Basitçe söylemek gerekirse, her şeyi proje bütçesine dahil etmelisiniz (örneğin, yaratıcılarınızın bir kafede beyin fırtınasında içtikleri kahve veya müşteriyle projenin durumu hakkında bilgilendirmek için yapılan normal telefon görüşmeleri).

Ancak bu yazı, büyük bir bütçenin detaylarıyla ilgili değil; Örneğin, ekibinizin bireysel üyelerinin saatlik bir çizelgesine veya kaynaklarınızın kesin olarak nicelleştirilmiş işletme maliyetlerine zaten sahip olduğunuzu varsayıyoruz.

Banner: Bütçe nasıl hazırlanır ve izlenir?

Bahşiş: Bütçeye neleri dahil etmeyi unutmamalısınız?

• Doğrudan ve dolaylı maliyetler

• Sabit ve değişken maliyetler

• İş ve malzemeler

• Seyahat masrafları

• Potansiyel ekipman ve tesislerin kiralanması

• YENİ! Covid-19 pandemisi ile ilgili önlemler – test gibi

• lisanslar

Easy Project'te proje bütçeleri

Adım 1 – Bütçe Oluşturma

Bir projeye başladığınızda, bunu yapmak iyidir. İş Arıza Yapısı (WBS). Böylece projenizin içerdiği tüm öğeleri görebilir ve ekiple birlikte onaylayabilirsiniz.

Sonra gelir bireysel öğeler' fiyatlandırma - Maliyet Dağılımı Yapısı (CBS). İlk çalışmanızı mümkün olduğunca kolaylaştırmak için Easy Project'te WBS ve CBS'yi tek bir modüle entegre edin, böylece bunlar arasında manuel olarak geçiş yapmanız gerekmez.

Bahşiş: Alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen tüm işleri veya hizmetleri CBS'ye dahil edin.

2. Adım – Bütçe Onayı

Yeni yapılmış CBS'yi alıp doğrudan müşteriye koşmak muhtemelen en iyi fikir değil. Önce bütçeyi dahili olarak onaylayın – ekip düzeyinde ve ardından yönetimle. Siz veya ekibiniz bir şeyi unutmuş olabilir veya güvendiğiniz bütçe rezervi yeterli değil.

için mümkün olduğunca iyi hazırlanmak projenizin finansal yönetimi ve bütçenizi gerçeğe mümkün olduğunca yakın tutmak için geçmiş projelerin bütçeleriyle karşılaştırmanız gerekir.

Muhtemelen tam olarak aynı bütçeyi bulamayacaksınız, ancak projelerin ortak olduğu bir şey hakkında kesinlikle veri elde edebileceksiniz - örneğin, bir kongre salonu kiralama ücreti veya bir dizi afiş oluşturmak için gereken saat sayısı. bir konferans için.

Bahşiş: Bütçe oluştururken ilk kez bir şeyle karşılaşırsanız, benzer ürünleri fiyatlandırma konusunda deneyimli iş arkadaşlarınızla kısa bir toplantı yaparak zamanınızı ayırın. Projenin başında yarım saat, işin ortasında eksik yarım milyon korunadan daha iyidir.

Easy Project'te proje bütçeleri

Adım 3 – Bütçe İzleme ve Kontrol artı Raporlama

Bütçeyi hazırlamak başka, görselleştirmek bütçenin nasıl karşılanıp karşılanmadığını izleyin ve ardından zamanında yanıt verin. Geliriniz ve harcamalarınız üzerinde kalıcı ve sürekli kontrol, yalnızca profesyonel olduğunuzu kanıtlamakla kalmaz, aynı zamanda hoş karşılanma görevi de görür. sikişmelerin önlenmesi.

inizi izleyebilmek için projenin nakit akışı (portföy yöneticileri için tüm bir portföy), birkaç ipucumuz var - bunların çoğunu doğrudan yeni kolay Projesi:

• Cashflow – bu sayede projenizin nasıl ilerlediğini müşterilere, şirket yönetimine ve ekibinize izleyin ve düzenli olarak rapor edin şeffaf alet,
• Düzenli buluşmalar – proje yönetiminiz kısa bir finans durumu içermelidir – yönetim için net raporlama ile başlayın ve müşteriyle düzenli toplantılarda harcamalar hakkında bilgi vererek devam edin,
• bütçe – plana karşı gerçek – sayesinde proje bütçesi, sadece bireysel roller için ve ardından tüm bütçe için saatlik çizelgeler ve tahsisler yapmakla kalmayacak, aynı zamanda projenin bütçe planını mevcut harcama ile hızlı ve ayrıntılı bir şekilde karşılaştırabileceksiniz,
• Proje fiyat hesaplama – hızlı ve doğru bir şekilde bir fiyat teklifi ve fiyat hesaplama açıklaması oluşturabileceğiniz ve ardından logonuzla birlikte her şeyi PDF'ye aktarabileceğiniz bir araç.

Özet

Proje bütçesi her zaman sadece bir maliyet tahmini olsa da, hedefiniz onu mümkün olduğunca doğru bir şekilde hazırlamak olmalıdır. Bütçenizi daha net hale getirecek denenmiş ve test edilmiş birkaç özellik mevcuttur.

Sonuç olarak, bütçeyi müşteriye ve yönetime karşı savunmanız daha kolay. Ancak, bir proje yöneticisinin en önemli faaliyetlerinden biri, bütçenin yerine getirilip getirilmediğini doğru veriler temelinde kontrol etmektir.

Bu nedenle, proje yönetimi yazılımınızdaki araçlar sayesinde projelerinizin finansal durumu hakkında düzenli toplantılar yapın ve kapsamlı bir rapor sağlayın. Nakit akışına genel bir bakışla, hoş olmayan sürprizler ve boktan durumlarla karşılaşmazsınız.