Kolay proje yükseltmesi: eNET'te daha verimli işlemler elde edin

Easy Project'e geçmeden önceki zorluklar

Eski sistemin tüm fonksiyonlarının taranması, gereksiz fonksiyonların kaldırılması, önemli fonksiyonların daha kullanışlı hale getirilmesi, bulut çözümünün zorlukları ve raporlama fonksiyonu veritabanı sorunu. eNET Macaristan Ltd.'de, kaynak verimli çalışmayı kolaylaştıracak uyarlanabilir çözümlere duyulan ihtiyaç nedeniyle, verimli bir proje yönetimi aracı bulma yolculuğu 2017 yılında başladı. 

After thorough market research and considering cost-effectiveness, Easy Project emerged as the chosen software, despite initial challenges during its introduction as an internal project. The primary objectives were to estimate and track project costs and resources, provide up-to-date information, especially time reporting, and support sales activities.

In 2023, eNET decided to transition to a bulut tabanlı ortam, prompting an evaluation of alternative software options. Despite strong competition from Wrike.com, Easy Project emerged as the preferred choice due to its comprehensive features, including time tracking and CRM modules crucial for daily operations. By November 2023, eNET concluded that upgrading to Easy Project was essential for their continued success.

Neden Kolay Proje

For eNET, robust reporting capabilities were vital. While accessing custom reports was straightforward with the previous on-premises solution, transitioning to the cloud posed challenges. Easy Project addressed this by creating a private cloud environment for eNET, ensuring continued access to the database for custom reporting needs. However, cloud operations introduced a new challenge: data deletion cannot be undone as in server operations. Consequently, employees at eNET Hungary had to exercise caution to prevent data loss.

Görev

eNET için raporlama işlevi çok önemli bir husustu. Şirket yalnızca şu durumlarda özel raporları sorgulayabilir: BI alanında uzmanlığa sahip meslektaşların veritabanına dahili olarak erişimi vardı. Bu kolayca başarılabilirdi with the previous on-premises licensed solution, but it posed a significant challenge in the new cloud versiyon. Sorun, eNET için özel bir bulut ortamı oluşturan Easy Project ekibi tarafından çözüldü. şirketin veri tabanına erişmesine ve özel raporlamayı ele almasına olanak tanır.

Karşılanması gereken beklentiler: Zaman raporlaması ve CRM modülü, monitoring the allocation of resources to projeler, kullanımı kolay sistem ve net işlevsellik, özelleştirilebilirlik, esneklik, creating roles, capacity planning, project dashboards, monitoring project costs, WBS overviews.

uygulama zamanı

1. Hazırlık

Aralık 2023'te eNET Macaristan, altı yıllık yazılım kullanımının ardından Kolay Proje Yükseltmesini uygulamaya koymak için hazırlıklara başladı. Depolanan çok sayıda verinin, kapatılan projelerden, eski müşteri verilerinden ve geçmiş zaman raporlarından alınan unsurlar dikkate alınarak yeni sisteme aktarılmasına ilişkin kararlar alındı. 

Hazırlık ekibi mevcut fonksiyon ve modülleri titizlikle inceleyerek proje yöneticilerinden ve satış ekibinden değişiklik taleplerini aldı. Çalışan ihtiyaçlarına odaklanarak, temel operasyonel unsurları korurken gereksiz işlevleri ortadan kaldırarak sistemi düzene koymayı hedeflediler. Bu, böyle bir geçişin önemli kaynak taleplerini dikkate alan kapsamlı bir incelemeyi, temizlemeyi ve sürekli koordinasyonu içeriyordu.

2. Eğitim    

eNET, Şubat 2024'te yeni Easy Project sistemi için eğitim ve sunum oturumları düzenledi. Şirketteki her çalışan Easy Project kullanıcısı olduğundan sunum öncesinde zaten herkes sistemi kullanabiliyordu. Sunum sırasında konuşmacılar öncelikle değişikliklerin anlatılması ve yeni arayüzün faydalı modüllerine dikkat çekilmesi üzerinde durdular. Potansiyel eksikliklerin keşfedilmesi nedeniyle, eğitim sırasında çalışanların cevaplaması gereken birçok soru ortaya çıktı ve diğer ihtiyaçlar gün yüzüne çıktı. 

The professional preparatory team examined these emerging unique requirements in the days following the presentation, and decisions were made regarding their retention or exclusion. Consideration was given to how critical the demand was from a workflow perspective how easily it could be substituted, and how much it facilitated or complicated the daily work.

3. Test yapmak

Easy Project destek ekibi, tanıtım öncesi hazırlıkları mümkün olduğunca verimli bir şekilde yönetebilmek için şirkete bir test arayüzü sağladı. Test arayüzü, şirketin yeni sistemini Kasım 2023 öncesine ait verilerle sergiledi. Bu, farklı rollere yönelik arayüzleri ve modülleri incelemelerine olanak tanıdı ve ayrıca birden fazla çalışan, kendileriyle ilgili özelliklerin düzgün işleyişini inceleyerek yeni sistemi eş zamanlı olarak test etti. iş. Proje yöneticilerinin, stajyerlerin ve kilit müşteri yöneticilerinin yardımıyla ekip, bireysel ihtiyaçları daha kolay karşılayabilir. Test süresi boyunca Easy Project destek ekibinin yardımıyla hata raporları toplandı ve çözüldü.

Değerlendirme

Amaçlar ve Faydalar

Kuruluş için nihai hedeflerden biri zaman verimliliğini artırmaktı. İkili yönetim yıllardır çalışanların önemli miktarda enerji ve zamanını tüketiyor. Yeni Easy Project sisteminin kullanıma sunulmasıyla birlikte şirket profesyonellerinin ve çalışanlarının omuzlarından bu yük kalktı. Ayrıca eski sistemde ne proje yöneticilerinin ne de eNET Easy Proje yöneticisinin çözemediği birçok hata ve eksiklik vardı. Bu sorunlar giderildi ve sistem artık eNET ekibini yeni, şeffaf ve kullanıcı dostu bir arayüzle destekliyor. Yeni yazılımın tanıtılması sırasında şirket, proje yönetimi araçlarının kapsamlı kullanımını, bunların yararlı ve daha az yararlı özellikleri de dahil olmak üzere yeniden düşünmek zorunda kaldı. 

Bu süreç operasyonlara bir nebze de olsa ışık tutarak, şirketin altı yıllık verilerinin temizlenmesine yol açtı. Yeni çözümün büyük bir avantajı, bulut operasyonlarını desteklemesi ve şirketin sunucu parkı altyapısının maliyetlerini karşılama ihtiyacını ortadan kaldırması. Bulut sürümüne çalışanların evlerinden, hatta cep telefonlarından mobil uygulama aracılığıyla erişilebiliyor. Bu, kayıtlı çalışma saatlerinin beklenmeyen durumlarda herhangi bir yerden değiştirilmesine olanak tanır ve şirket stajyerleri, proje yöneticileri tarafından onaylanan veya onaylanacak saatleri evden takip edebilir.

The ability to integrate the new Easy Project with the company's SharePoint system is a tremendous advantage for the company. Apart from eliminating dual administration, successfully avoiding dual document storage was another achievement with the introduction of the new system. The introduction of a new project management tool in a company is always a lengthy and challenging process. However, as seen in the case of the Easy Project Upgrade, the invested time and energy paid off.

In addition to time and cost savings, the new Easy Project system now aligns much closer to the needs of professionals and employees. It proves to be much more useful in planning and managing projects, thereby increasing the efficiency of project teams and ensuring the proper achievement of goals. The system was customized with the assistance of the Easy Project support team, aligning with the specific needs influencing eNET's operations, as defined by the company's employees, and deemed relevant by the professional preparation team after verification.

Bazı sonuçlara ne dersiniz?

Easy Project'in uygulanması şunları getirdi:

• Her departmanın görevlerini yönetmek için tek bir araç
• Kullanımı kolay bir arayüz
• Destek (Macarca yardım)