Örnek Olay İncelemesi - Kolay Proje: Kazakistan hükümetinin merkezi proje yönetim sistemi

Müşteriye Genel Bakış 

Kazakistan 9. en büyük ülke Dünyada Orta Asya'da yer alan ve 17 bölgeye ve özel statülü 3 şehre ayrılmıştır. Kazakistan gibi büyük ve çeşitliliğe sahip bir ülkeyi yönetmek, hükümetin çeşitli düzeyleri ve yetki dalları arasında oldukça karmaşık bir koordinasyon gerektirir.  

Kazakistan deneyiminin benzersizliği, 2011 yılında Ulusal Proje Yönetim Sistemi Konseptinin geliştirilmesinde yatmaktadır. Konsept, üç temel bileşenin geliştirilmesi yoluyla proje yönetiminin proje yönetim sistemine kapsamlı entegrasyonunu amaçlamıştır: 

1. Devlet yetkililerinin eğitimi ve proje yönetimi konusundaki yeterliliklerinin geliştirilmesi; 
2. Proje yönetiminin mevzuat düzeyinde kurumsallaştırılması için gerekli yasal çerçevenin oluşturulması; 
3. Proje yönetimi için merkezi bilgi sistemi. 

Kazakistan hükümetinin karşılaştığı zorluklar nelerdi?

Ekonomik büyümeye ve modernizasyona öncelik veren Kazak hükümeti, aşağıdaki sektörler arasında çeşitli projeleri koordine etti: altyapı, sağlık, eğitim ve daha fazlası. Geniş topraklar, çeşitli nüfus ve ekonomik zorluklar, yönetişim ve idareyi daha da karmaşık hale getiriyor. 

Yönetişimi ve proje uygulamasını kolaylaştırmak için merkezi, platformlar arası bir yönetim sistemi zorunlu hale geldi. Zorluklar arasında karmaşık hükümet yapılarında gezinmek, rezerv raporlama uygulamalarını ortadan kaldırmak ve tüm düzeylerde uyumlu işbirliğini teşvik etmek yer alıyordu. Kazakistan'ın sosyo-ekonomik kalkınmasının stratejik hedeflerine ulaşmak için merkezi ve platformlar arası bir proje yönetim sisteminin gerekliliği Ülke çapında konuşlandırılan bu sistemler, hem ulusal hem de yerel düzeyde etkin yönetimin ve projelerin başarılı bir şekilde uygulanmasının sağlanması için vazgeçilmez hale geldi. 

Kazakistan hükümeti için böyle bir proje yönetim sisteminin geliştirilmesi ve uygulanmasının karmaşıklığı çeşitli yönleri içeriyordu: 

1. Karmaşık hiyerarşik bir hükümet yönetimi sistemi, tüm yapıların dikkate alınmasını ve karmaşık bir etkileşim matrisinin dahil edilmesini gerektirir. 
2. Çok sayıda rapor üretmeye yönelik süregelen uygulama, tüm projelerin doğrudan tek bir sistemde yönetilmesine yönelik açık talimatların bulunmaması nedeniyle devlet kurumları arasında raporların tekrarlanmasına ve olumsuz tepkilere yol açmaktadır. 

Kazakistan proje yönetimi yazılımını nasıl seçti? 

Ülke çapında uygulama için ideal proje yönetimi yazılımını seçmek, son derece dikkatli düşünmeyi gerektiren kritik bir karardır. İş akışlarını kolaylaştırmak ve devlet kademeleri arasında işbirliğini teşvik etmek için ölçeklenebilirlik, maliyet, özelleştirme, entegrasyon ve kullanıcı dostu olma konusunda titiz bir değerlendirme yapıldı. Bu titiz süreç, seçilen çözümün ülkenin yönetişim yapısı ve proje yönetimi ihtiyaçlarıyla kusursuz bir şekilde uyum sağlamasını sağlar.

Teknik spesifikasyon, aşağıdaki yetenekler gibi çok çeşitli gereksinimleri içeriyordu:

• Proje faaliyetlerini katılımcılar arasında dikey ve yatay olarak entegre etmek için işlevler arası proje ekipleri oluşturun.
• Devlet planlama sistemi içindeki devlet programlarını, bölgesel kalkınma stratejilerini ve belgeleri yönetin.
• Kapsamlı program ve proje portföylerini yönetmek için sektör ve bölgesel özellikleri göz önünde bulundurarak çok sayıda katılımcı arasında işbirliğini kolaylaştırın.
• Her projenin katkısını hesaba katarak sektöre özel ve bölgesel kalkınma programları için planlanan ve fiili KPI'lara ilişkin verileri toplayın, işleyin, saklayın ve görselleştirin.
• Aşırı raporlama veya bürokrasi olmadan ülke düzeyindeki göstergelerden belirli proje ilerlemesine sorunsuz bir şekilde geçin.
• Projenin uygulanmasına yönelik harcamaları, özellikle de devlet bütçesi tahsislerini izleyin.

Üstelik sistem yerelleştirmesi, Kazakistan hükümeti için merkezi proje yönetim sisteminin hem ulusal hem de yerel düzeyde tam olarak benimsenmesini sağlayan çok önemli bir faktördü. 

Gereksinimler:

• Görev yönetimi + zaman çizelgesi
• Kullanıcı dostu arayüzü
• İKY, Gantt, gösterge tabloları ve KPI
• Mobil uygulama
• Bulut ve Açık Kaynak

Hangi çözümler düşünüldü? 

Bu noktada "Yevniy Consulting Group", çeşitli kriterlere (abonelik maliyeti, kullanıcı dostu arayüz, hızlı uyarlanabilirlik, ölçeklenebilirlik ve Kazakistan'ın ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilirlik) dayalı olarak birkaç düzine farklı proje yönetimi bilgi sisteminin karşılaştırmalı çok faktörlü analizini gerçekleştirdi. hükümet vb.).

Piyasadaki ilgili tüm proje yönetim sistemlerini içeren geniş ve kapsamlı analizin sonuçlarına dayanarak karar, Kazakistan hükümeti için en uygun çözüm olarak ezici bir çoğunlukla Easy Project'i tercih etti.  

Karar alma komitesi, Easy Project dışında, piyasada neredeyse sınırsız özelleştirme, yerel destek ve sistem yerelleştirmesi sunarken tüm ülkenin mega portföyünü yönetmek için etkili bir şekilde ölçeklendirilebilecek başka proje yönetimi ürününün olmadığı sonucuna vardı. eş zamanlı olarak Kazakistan için. 

Easy Project'in temel özellikleri 

Easy Project, Kazakistan hükümeti için hayati önem taşıyan temel özellikleri sağlıyor:

• Birleşik proje ortaklığı matrisi aracılığıyla işlevler arası proje ekiplerinin oluşturulması ve etkileşimi.
• Devlet sektörü programlarının ve projelerinin tüm yaşam döngüsü aşamalarında ortak portföy yönetimi için insan kaynaklarının kullanımına yönelik kapsamlı bir yaklaşım.
• Yönetim teknolojilerinin, araçlarının ve en iyi uygulamaların uyarlanması ve entegrasyonu Değişim Yönetimi, Proje Yönetimi, Agile, SCRUM, Kanban ve bilgi-analitik proje yönetimi sistemleri.
• Belge devrini ve bürokrasiyi azaltmak için birleşik bir ekosistemin oluşturulması ve modern standartların, metodolojilerin ve proje faaliyetlerine ilişkin en iyi uygulamaların uyarlanması. Bu, işlevler arası proje ekiplerinin doğrudan ortak faaliyetleri, zamanında bilgi alışverişi ve hızlandırılmış karar alma yoluyla sağlanır.

Easy Project'in yüksek uyarlanabilirliği 

Easy Project, Kazakistan hükümetinin çeşitli gereksinimlerini karşılayacak şekilde özelleştirildi ve kapsamlı program ve proje portföylerinin yönetimine olanak tanıdı. Bu özelleştirme, endüstri ve bölgesel ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak uygulamanın tüm aşamalarında yer alan paydaşlar arasındaki işbirliğini teşvik etti.

Üstelik sistem, ülke liderlerine, yetkililerine, kuruluşlarına ve yatırımcı şirketlerine yalnızca birkaç tıklamayla stratejik göstergelerden konumlardaki bireysel proje özelliklerine kadar zahmetsizce gezinme olanağı sağladı. Bu yetenek kolaylaştırdı Gerçek zamanlı proje takibi, verimliliği ve şeffaflığı artırma yönetişim düzeyleri boyunca.

Easy Project'in Microsoft Power BI ile Derin Entegrasyonu

Easy Project'in analitik platform Microsoft Power BI ile entegrasyonu, kullanıcıların yalnızca projelerini işbirliği içinde yönetmelerine değil, aynı zamanda programlarına ilişkin çok sayıda temel performans göstergesinin ve göstergesinin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izlemelerine olanak tanıdı. 

Microsoft Power BI ile entegrasyon, otomatik modda projeler/programlar ve portföyler hakkında etkileşimli raporlama oluşturulmasına olanak sağlar. Ayrıca operasyonel karar alma için gerekli tüm bilgileri içeren programlar ve portföyler için etkileşimli çevrimiçi gösterge tablolarının oluşturulmasına da olanak tanır. 

• Verimliliği hesaplamak, risk değerlendirmesi yapmak ve bu göstergeleri etkileyen belirli projeleri belirlemek için yerleşik algoritma. 
• Bileşenler (programlar, projeler, bölgeler, endüstriler vb.) bağlamında planlanan hedef göstergelere ulaşmanın çok düzeyli basamaklı görselleştirilmesi. 
• KPI performansına göre yapısal birimlerin sıralaması. 
• Bölgelere ve ilçelere göre hedef göstergelere ulaşma ve proje yürütmeye ilişkin coğrafi bilgi analizi. 
• Göstergelerin ve bağımlı projelerin hassas bir şekilde ayrıştırılması yoluyla icracılara kişisel sorumluluk verilmesi. 
• Otomatik veri güncellemeleri, sunumların ve güncellemelerin manuel olarak geliştirilmesi ihtiyacını ortadan kaldırır. 

Uygulama aşamaları:

Easy Project'in Kazakistan hükümeti bünyesinde konuşlandırılması, ülke çapında kesintisiz entegrasyon ve etkin kullanım sağlamak amacıyla titizlikle planlandı ve yürütüldü. Kolay Projenin uygulanması proje ve programları yönetmek için bir pilot platformun konuşlandırılmasıyla başladı. Kazakistan'ın 20 bölgesi. Daha sonra pilot platforma erişim, turizm, sağlık ve eğitim bakanlıkları da dahil olmak üzere merkezi sektörel bakanlıklara genişletilerek işbirliğine dayalı proje yönetimine olanak sağlandı. 

Zamanla pilot Easy Project platformunun ölçeği tüm devlet kurumları için paylaşılan bir örnek haline getirildi ve gelişmiş iş analitiği için Microsoft Power BI ile derin entegrasyon sağlandı. Sistemin düzgün işleyişini sağlamak ve kullanıcılara destek sağlamak amacıyla kapsamlı bir üç seviyeli teknik destek sistem kuruldu. 

1. Analiz ve gereksinim spesifikasyonu

Teknik desteğin ilk düzeyinde uzmanlar, platformun kullanımına ilişkin operasyonel sorunların çözümünde son kullanıcılara (devlet kurumlarının çalışanları ve proje katılımcılarına) yardımcı oldu. 

2. Test Ortamı Oluşturma

İkinci düzey teknik destek, sistem yapılandırması, diğer bilgi sistemleriyle entegrasyon ve birinci ve üçüncü destek hatlarıyla işbirliği de dahil olmak üzere metodolojik ve işlevsel destek sağlayan uzmanları içeriyordu. 

3. Üretim Ortamı Oluşturma

Üçüncü düzey teknik destek, sistemin kaynak kodu ve altyapı desteğinden, sunucu yazılım bileşenlerinin kararlılığının sağlanmasından, ağ altyapısı güvenliğinden ve sistem takibinden sorumlu uzmanlardan oluşuyordu. 

Bu çok seviyeli teknik destek sistemi sistemin kesintisiz çalışmasına katkı sağladı ve Easy Project ile kullanıcı memnuniyetini sağladı. 

Ayrıca, kullanıcıların benimsemesini kolaylaştırmak ve eğitim kaynakları sağlamak için kısa eğitim videoları ve daha uzun formatlı eğitim içeriği içeren bir Bilgi Tabanı oluşturuldu.  

Easy Redmine'ın uygulanması şunları getirdi:

Bugün itibarıyla dünyanın 9'uncu büyük ülkesi olan Kazakistan'ın tüm devlet kurumları, Easy Project'i merkezi proje yönetim sistemi olarak kullanıyor ülke genelinde proje ve ekipleri etkin ve stratejik bir şekilde yönetmek. Bu olağanüstü proje yönetimi başarısı gözden kaçmadı. 2023 olarak, Iuluslararası Proje Yönetimi Derneği (IPMA) İspanya'daki Küresel Proje Yönetimi Profesyonelleri Forumu'nda Kazakistan'a Altın ödül verdi. 

Easy Project'in yetenekleri ve araçları, merkezi hükümet kurumları, yerel yönetim otoriteleri, inşaat şirketleri, teknik mühendisler, denetleyici uzmanlar ve daha pek çok kişi gibi tüm sorumlu ve ilgili tarafların gerçek zamanlı olarak işbirliği yaptığı ülke çapında organize bir iş akışına olanak sağlamıştır. Artık her biri, bürokrasi olmadan görevleri ayarlayıp izleyebiliyor, raporlar oluşturabiliyor ve ortaya çıkan sorunları doğrudan birleşik bilgi sistemi içerisinde hızla çözebiliyor. 

The yeni etkileşimli çevrimiçi kontrol paneli Paydaşların ulusal düzeydeki göstergelerden (Hükümet düzeyi) kesintisiz olarak 3 tıklamadan daha az bir sürede görsel olarak gözlemlemelerine ve belirli nesnelerin (okullar) görevlerine ve belge arşivlerine erişmelerine olanak tanır. 

Tüm KPI'ların gerçek zamanlı izlenmesi bir plan/gerçek formatında mevcuttur. Etkileşimli kontrol panelleri aracılığıyla çevrimiçi raporlamanın uygulanması, geleneksel basılı raporları, referansları ve sunumları önemli ölçüde azalttı.