Zapier Üzerinden Xero ve Diğer Muhasebe Sistemlerine Bağlı Proje Finansmanı

Kolay Proje bütçesi

Kolay Proje Bütçelerini kullanarak bütçelerinizi planlamak ve bunları gerçek gelir ve giderlerle karşılaştırmak, proje finansmanınızı kontrol edin. Bu modül ile her projenin gelirlerini, maliyetlerini, bordro maliyetlerini ve nihai kârını izleyebilirsiniz.

Aynı zamanda tanımlanmış plan bağlamında gerçek para girişlerini izlemenize olanak tanır ve projelerin kar / zarar tablosu, nakit akış tahmini ve nakit akış geçmişi sağlar.

Proje bütçesine genel bakış

Kolay Proje bütçesi için veriler

Proje finansmanını izlemek istediğiniz projelerinizin bütçesine finansal verileri almanın birçok yolu vardır. Özellikle giderler alınan faturalardan ve gelirler yönetilen düzenlenmiş faturalardan ayrı muhasebe sistemi olmalı transfer ve doğru dağıtıldı her proje bütçesinde.

Yapabilirsin manuel olarak ekle muhasebe sisteminizde bir fatura veya fatura ödendikten sonra, ancak oldukça verimsizdir ve yüksek risk vardır. insan hatası. Başka bir yol da ihracat yapmak ve verileri toplu olarak içe aktar bir gün veya bir hafta bittikten sonra, ancak aynı zamanda güncel olmayan veriler proje bütçelerinizde.

Gerçek giderlere genel bakış

Entegrasyon çözümü

En iyi çözüm bir muhasebe sistemi ile entegrasyonsağlayan otomatik veri aktarımı ve her proje bütçesi için mali verileri ayırmak. Muhasebe sisteminde hazırlanan verilerin aktarılması gerekir olabildiğince çabuk proje bütçenizin güncel durumunu sağlamak için.

Bilmeniz gereken tek şey, hangi verilerin aktarılması gerektiği ve finansmanı hangi projelerde izlemek istediğinizdir. Elbette, veri iş akışını analiz etmeli ve entegrasyon için teknoloji.

Zapier teknolojisi

Harika teknoloji çözümü Zapier'dir. Entegrasyon platformu 1000'den fazla sistemin API'sini birbirine bağlar ve yeni verilerin bir sistemden diğerine aktarılmasına izin verir. Kolayca kurabilirsiniz ZAP adı verilen otomatik iş akışı, iki sistem arasındaki bağlantı bir tetik ve bir eylem.

ZAP çalışırken ve tetikleyici olay olur muhasebe sisteminde (fatura veya fatura ödenir), Zapier otomatik olarak eylemi yapar Easy Project'te olay (proje bütçesinde gider veya gelir girişi yaratın).

ZAP iş akışı örnekleri

Zapier entegrasyonunun faydaları

Eğer muhasebe sistemi kullanıma hazır Zapier platformunda, kolayca entegre Easy Project ile bu sistem daha fazla gelişme olmadan her sistemin belirli bir entegrasyonu için, her şey Zapier tarafından bağlanır ve yönetilir.

En çok fayda, manuel dışa aktarma / içe aktarma olmaması, ancak normal her 5 dakikada bir veri aktarımı proje bütçesinde fiili mali verilerin sağlanması ve otomatik dağıtım her proje için veri.

Bu entegrasyon size neredeyse gerçek zamanlı finans kontrolü proje bütçeleriniz. Elbette sıkıcı ve manuel iş akışlarının otomasyonu, ekibinizin zamandan tasarruf etmesine ve daha etkili çalışmak gibi.

Entegre muhasebe sistemi XERO'nun vaka çalışması

Entegrasyonun gerçek prezentabl vaka çalışması XERO muhasebe sistemiZapier platformunda kullanıma hazır https://zapier.com/apps/xero/integrations. Tek yapmanız gereken şudur:

• Entegrasyon için veri iş akışı analizi

• Uygun tetikleyiciler ve eylemler

• Zapier hesabı ile uygun bir plan

• Zapier'in API ile bağlantısına izin vermek için XERO hesabı

• Zapier'in API'ye bağlanmasına izin veren kolay Proje hesabı

• Verilerin doğru proje bütçesine dağıtılması için kurallar 

Entegrasyon için veri iş akışı analizi

İlk adım, Zapier platformu aracılığıyla hangi iş akışlarını entegre etmek istediğimizi ve ardından neyin tetiklendiğini tanımlamaktır. XERO'dan gelen veriler eylem için gerekli alanlara atanmalıdır Proje bütçesinde gider veya gelir girişi oluşturmak için Easy Project'te olay. Örnek olay incelememiz için bu veri iş akışını tanımladık: Yeni XERO ödenmiş faturalarından Easy Project gerçek giderleri oluşturun

Bu, durumu ödenmiş olarak değiştirilen her yeni faturanın bir tetikleyici oluşturduğu ve Zapier aracılığıyla proje bütçesine gerçek harcama girişi oluşturulduğu anlamına gelir. Gerekli Kolay Proje verileri:

• Mali verilerin doğru proje bütçesine dağıtımı için proje kimliği

• Gider girişinin adı, örnek olay incelememiz için fatura numarası ve fatura düzenleyiciden oluşur

• Ödenmiş bir faturanın toplam tutarı

• Ödenmiş bir faturanın para birimi kodu

• Alınan bir faturanın tarihi

Gerekli Kolay Proje alanlarına atanan XERO'dan tetiklenen veriler

Uygun tetikleyiciler ve eylemler

Mevcut XERO tetikleme olaylarından ve Easy Project eylem olaylarından, bunlar finansal verilerin aktarımı için uygundur.

XERO tetikler

• Yeni Fatura - Yeni bir fatura eklediğinizde veya yeni faturanın durumu değiştiğinde tetiklenir (Ödenecek Hesaplar)

• Yeni Satış Faturası - Yeni bir satış faturası eklediğinizde veya yeni faturanın durumu değiştiğinde tetiklenir (Alacaklar)

Kolay Proje eylemleri

• Proje Bütçe Giderini Oluşturun - eylem, proje bütçesi için yeni bir planlanan veya gerçek gider girişi oluşturur

• Proje Bütçe Geliri Yaratın - eylem, proje bütçesinde yeni planlanan veya gerçek bir gelir girişi yaratır

Örnek olay incelemesi iş akışımız için: Yeni XERO ödenmiş faturalarından Easy Project gerçek harcamaları oluşturun, bir XERO tetikleyicisi seçtik: Yeni Faturave Kolay Proje eylemi: Proje Bütçe Giderini Oluşturun (gerçek seçenekle).

Örnek olay iş akışı için kullanılan tetik ve eylem

Zapier hesabı ile uygun bir plan

ZAP'leri Zapier platformunda çalıştırmak için bir hesap oluşturmalı ve bir uygun fiyatlandırma planı bir takıma bağlı olarak Zapier işlemleri her ay.

Zapier işlemi, bir ZAP tarafından başarılı bir şekilde otomasyon anlamına gelir. Her seferinde bir işlem sayılır. Zap başarıyla veri aktarımı bir uygulamadan diğerine.

Fiyatlandırma planı	Aylık başarılı işlemlerin sınırı	Aylık Fiyat	Limitsiz ek işlem fiyatı
Küçük	1 000	€ 16	€ 0.016
Orta	3 000	€ 40	€ 0.0128
Büyük	10 000	€ 100	€ 0.01

ZAP'leri çalıştırmak için fiyatlandırma planları 

Örnek olay incelememiz için, Zapier işlemleri ayda kaç adet ödenen faturanın proje bütçelerimize aktarıldığı anlamına gelir.

Zapier'in API'ye bağlanmasına izin vermek için XERO hesabı

Xero hesabında bunlardan biri olmalıdır Xero API'yi kullanmak için Standart veya Danışman düzeyinde haklarZapier'e bağlanmak için gereklidir. Salt okunur, Yalnızca Fatura ve Kasa İstemcisi rollerinin API'yi kullanma yeteneği yoktur.

Zapier'in API'ye bağlanmasına izin veren kolay Proje hesabı

Easy Project hesabı, Easy Project API'yi kullanmak için bütçeyi yönetme izinlerine sahip rolZapier'e bağlanmak için gereklidir. Easy Project hesabı ayrıca mali verileri proje bütçesine dağıtmak istediğimiz projenin bir üyesi olmalıdır.

Bütçe için kolay Proje hesabı izinleri

Doğru proje bütçesine veri dağıtımı için kurallar

Finansal verilerin doğru proje bütçesine dağıtılmasını istiyorsanız, şunları yapabilmelisiniz: Muhasebe sisteminizde izlenen proje kimliklerinin bir listesini oluşturun, bu proje kimliğini faturaya / faturaya atayın ve bu verileri Easy Project'te bir eylem için Zapier'e tetikleyin.

XERO'da, Proje adlı izleme kategorisi. Bu kategori, fatura / fatura satırının bir parçasıdır. Belirli bir kategori seçeneği fatura / fatura satırına atanan, Easy Project'teki projenin kimliğini temsil eder, muhasebe verilerini doğru proje bütçesine aktarmak istediğimiz yer.

Zapier üzerinden diğer muhasebe sistemlerinde olası entegrasyonlar

Bu muhasebe sistemlerinden birine sahipseniz, proje finansmanı kontrolü Easy Project ile sizin için çocuk oyuncağı.

Zoho Kitapları

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Gider ve gelir mali verileri için entegre edilmiştir.

Yeni Gider

• Bir gider oluşturulduğunda tetiklenir.

Yeni Satış Faturası

• Ödenmiş durumda yeni bir satış faturası oluşturulduğunda tetiklenir.

Proje Kimliklerinin Listesi

• Raporlama Etiketleri (gider ve fatura kalemi için)
• Açılır değer içeren özel alan (yalnızca faturalar için)

FreshBooks Yeni

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Gider ve gelir mali verileri için entegre edilmiştir.

Yeni Gider

• Yeni bir gider oluşturulduğunda tetiklenir.

Yeni fatura

• Yeni bir fatura oluşturulduğunda tetiklenir.

Proje Kimliklerinin Listesi

• Desteklenmez, gider veya fatura için not kullanmak mümkündür.

QuickBooks Çevrimiçi

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Yalnızca gelir mali verileri için entegre edilmiştir, gider verileri için tetikleyiciler desteklenmez.

Yeni Satış Faturası

• Yeni bir satış faturası oluşturulduğunda tetiklendi.

Yeni Ödeme

• Bir ödeme alındığında tetiklendi.

Proje Kimliklerinin Listesi

• Proje takibi https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects