Gizli özellikleri keşfedin: Yardım Masasından en iyi şekilde yararlanın

Easy Project, karmaşık iş akışlarını basitleştiren ve kullanıcıların daha verimli çalışmasına yardımcı olan özelliklerle doludur. Bazıları iyi bilinir ve en başından beri onlar hakkında bilgi sahibi olursunuz, ancak daha az görünür olan ancak işinizi çok daha kolay yönetilebilir hale getiren bazıları da vardır. Bu nedenle, bu makale HelpDesk'in benzersiz özelliklerini ortaya çıkaracaktır. Easy Project'in profesyonel bir kullanıcısı olmak ister misiniz? Eğer öyleyse, okumaya devam edin.

Otomatik bilet güncellemeleri

Eski ve pasif biletler/biletlerle ilgili sorun mu yaşıyorsunuz? Veya bir destek talebi çözümlendikten sonra geri bildirim almak ister misiniz? Senin için bir çözümümüz var! ile her şeyi kolayca ayarlayabilirsiniz. Otomatik Güncelleme aracı. 

Proje >> Ayarlar >> Yardım Masası'nda bulabilirsiniz.

Bu bölümde şunları yapabilirsiniz: herhangi bir güncelleme olmadan mevcut durumu ve zamanı ayarlayın - bu şekilde aktif biletlerde değişiklik yapmaktan kaçınırsınız.

Bir sonraki adımda şunları yapabilirsiniz: gerçekleşecek eylemi seçin - örneğin, çağrı durumunu değiştirmek, şablondan müşteriye bir e-posta atamak ve/veya göndermek.

Özellik, bireysel projeler için yapılandırıldığından, ürün, bölge veya müşteri düzeyine bağlı olarak farklı süreçler seçebilir ve tasarlayabilirsiniz. Biletleriniz her zaman diğer projelere göre sıralanacaktır.

Müşteriye gönderilen e-postalarda şunları yapabilirsiniz: ilgili bilgileri paylaşın bilet kimliği, bağlantı, bilet sahibi, öncelik veya konu veya son güncelleme tarihi gibi bilet hakkında. Bu şekilde mesaj, müşterinize bilmediği, kullanışlı olabilecek bilgiler sağlayabilir.

Biletlemeyi sorunsuz hale getirme 

İşinizi hem daha hızlı hem de daha kolay hale getirmek için bazı kullanım örneklerini ve kurulum adımlarını bir araya getirdik.

Deneyimi değerlendirmek

• Şu anki durum.
• 2 gün bekleyin
• Hizmetinizle ilgili deneyimleri hakkında bir NPS veya başka bir müşteri anketine bağlantı içeren bir e-posta gönderin.
• Durumu olarak değiştirin.

Kapanış bileti zinciri

• Şu anki durum.
• 7 gün bekleyin
• Sorunu çözebilmeniz için yanıtlanması gereken soruyu içeren ek bir e-posta gönderin.
• Durumu Takip e-postası gönderildi olarak değiştirin
• 5 gün bekleyin
• Durumu Kapalı bilet olarak değiştir

Bilet, destek personeli tarafından durduruldu

• Şu anki durum.
• 4 saat bekleyin
• Atamayı Yönetici olarak değiştirin, bu, müşteriye bildirimde bulunmadan biletin çok uzun süredir beklemede olduğu konusunda sizi uyaracaktır.
• sonsuz takip
• Mevcut durum: Geri bildirim gerekli
• 1 gün bekle

Şuna benzer bir e-posta gönderin: Lütfen sorununuzun nasıl çözüldüğünü bize bildirin. Geri bildiriminizi takdir ederiz.

Son örnekte, sonunda ayarlanmış bir durum değişikliği yoktur. Bu eyleme ne yapar? Bilet aynı durumda kaldığı sürece sistem her gün bir çek e-postası gönderecektir. Dolayısıyla, müşteri yanıt vermedikçe veya birisi bilet durumunu manuel olarak değiştirmedikçe, müşteri süresiz olarak e-posta alacaktır. Bu uç bir çözüm ama iş başında nelerle karşılaşacağınızı kim bilebilir?

Neyi unutmamak 

Yardım Masanızı nasıl iyileştireceğiniz konusunda birbiri ardına aklınıza gelen fikirler oldu mu? Başlamadan önce, son birkaç noktayı gözden geçirin. hatalardan ve rahatsızlıklardan kaçınmanıza yardımcı olur.

1/ Bekleme süresi son görev güncellemesinden itibaren sayılır

Son güncelleme, biletteki herhangi bir değişiklik anlamına gelir (yani, açıklama veya yorumdaki değişiklik). Biletin otomatik olarak güncellenmesi gerektiğine inanıyorsanız ancak hiçbir şey olmadıysa, Tüm değişikliklerin Geçmişini kontrol edin - görev değiştirilmiş ve bekleme süresini sıfırlamış olabilir. 

2/ "Durumu değiştirmeyi" unutmayın

Vakaların% 99'inde, "durumu değiştir" seçeneğini ayarlamanızı öneririz. Bu ayar olmadan örnek D'deki gibi bir sonsuz döngü oluşur. Bununla birlikte, tipik durumlarda, sürecin bir çözüme ulaşması için durum değiştirilmelidir (A, B, C durumlarını kullanın).

3/ Müşterinin yanıtından sonraki durumları doğrulayın

Örneğin, müşteri yanıtından sonra bilete ne olduğunu her zaman kesin olarak bilmeniz gerekir. arka arkaya birkaç kez işlem yapılmasını isteyen bir mesaj alan müşteri - yapmalarını istediğiniz şeyi zaten yapmış olsalar bile. 

Müşterinin yanıtından sonra durum nerede değiştirilir veya kontrol edilir? HelpDesk'te >> HelpDesk Ayarları >> Müşteri yanıtından sonra durumu değiştir

Sonuç

Artık otomasyonun sırlarını bildiğinize göre, Yardım Masanızdan gerçekten en iyi şekilde yararlanabilirsiniz. Otomatik işlemler ayarlamak sizi daha fazla yapacaktır verimli ve değerli zamanınızdan tasarruf edin, daha sonra başka şekillerde kullanabilirsiniz - kahve molanız gibi!