6 Yılında 2020 İş Tehdidi ve Risk Yönetimi Kullanılarak Bunlarla Nasıl Yüzleşilir?

2020 risk yönetimi açısından bir dönüm noktasıdır. Salgını ile koronavirüs krizi ve kesin uzun ekonomik büyüme döneminin sonu, çoğu şirket karı maksimize etmekten ve büyüme KPI'larına ulaşmaktan işlerini istikrara kavuşturmaya ve güvence altına almaya ve önümüzdeki haftalarda, aylarda ve yıllarda bizi bekleyen önemli değişikliklere hazırlanmaya geçiyor.

En yaygın riskler nelerdir?

Öyleyse bir göz atalım en yaygın riskler bugün karşı karşıyayız veya yakında karşılaşacağız.

1) Mali sorunlar, nakit akışı ve bütçe kesintileri

Hükümet düzenlemeleri, karantina, çok sayıda şirketin kapatılması, ekonomik veya insan kaynakları nedenleriyle birçok hizmetin askıya alınması veya azaltılması, çoğu şirkette bütçe kesintileri ve gelecekle ilgili belirsizlik, buna neden oldu. tüm finansal planlarımız ve tahminlerimiz 2020'nin başında yapmıştık artık kesinlikle gerçek dışı. Bu nedenle, birçok şirketin planlı büyüme ve yeni pazarlara açılma yerine nakit akışı sorunları, kriz yönetimi ve önemli finansal tasarruflar arayışı ile uğraşması beklenebilir.

2) Tedarik zincirinin bozulması

Bir göre anket Institute for Supply Chain Management tarafından Mart ayında neredeyse Şirketlerin% 75'i Covid-19 salgını ve kısıtlamalar nedeniyle tedarik zinciri aksamaları yaşadı empoze. İmalat, perakende ve diğer birçok şirket, bu nedenle, çoğu zaman ana ve hatta tek tedarikçisi olan Çin'den mal tedariki konusunda önemli ölçüde belirsizlik içindedir.

3) İnsanlar, iş verimliliği ve kaynak yönetimi

Çoğu mal ve hizmete olan talebin azalması, karantina önlemleri, evden artan uzaktan çalışmanın yanı sıra her krizden kaynaklanan yeni iş fırsatları gibi hızlı ve beklenmedik değişiklikler, şirketlerin insan kaynakları sorunlarını her zamankinden daha fazla ele almak zorunda kalmasına neden oldu. ve çalışma kapasitelerini esnek bir şekilde planlamaları gerekir. Bu nedenle, gibi konular kontrol ve uzaktan çalışmanın yönetimi Bir gelen ev ofis Easy Project gibi özel proje yazılımları kullanarak, çalışan verimliliğinin izlenmesi, Aynı zamanda çalışma saatlerinin azaltılması, ücretlerin düşürülmesiya da işten çıkarmalar alakalı hale geldi.

4) Siber Güvenlik

Koronavirüs salgınının patlak vermesi ve karantina duyurusu ile şirketler milyonlarca çalışanını bir ev ofisine taşıdı. Bu insanların çoğu hayatlarında ilk kez uzaktan çalışıyor ve birçoğu hackerlar için kolay hedef olan güvenli olmayan ağlarda ve cihazlarda çalışıyor. Bu yüzden tanık olduk. son aylarda sürekli artan siber saldırı sayısı.

5) Hukuki sorunlar

Yukarıda açıklanan olayların ışığında, büyük olasılıkla birçok küçük girişimcinin yanı sıra orta ve büyük şirketler, sözleşmeden doğan ve diğer yasal yükümlülüklerini artık yerine getiremeyecek. Bu, iş ortakları arasındaki artan belirsizlik, diğer maliyet tasarrufu önlemleri ve hatta artan sayıda dava ve zarar anlaşmazlığı olarak yansıtılacaktır.

6) "Yeni normal" dünya için hazırlıksızlık

Mevcut değişimin çoğu olumsuz olsa da, durumun tamamı sistemin bir dönüşümü olarak görülebilir. Birçok kişi ve şirket, krizin patlak vermesinden önce, işletmelerinin faaliyet gösterdiği ve kâr sağladığı "normal" duruma dönmeyi hâlâ arıyor. Ancak, aynı nehre asla iki kez girmeyeceğinizi düşünüyorum ve Bu krizden çıkan yeni "normal" dünya, birçok sektör için eskisinden sonsuza kadar çok farklı olabilir.. Bu, kaçınılmaz olarak birçok işletmenin sona ermesine veya zayıflamasına yol açacaktır. Tersine, nihayetinde sermayenin yerel ve küresel düzeylerde yeniden dağıtımına yol açacak yeni fırsatlar da açacaktır. Ekonomik krizin ve belirsizliğin etkileriyle bağlantılı olarak toplumdaki önemli bir ruh hali değişikliğinin neden olduğu siyasi bir değişimle de pek çok değişiklik hızlanabilir. Zaten çok gözlemleyebiliriz yeni trendler ülkelerin ve şirketlerin dijital dönüşümünü hızlandırmak, tüketici alışveriş davranışını değiştirmek, daha hızlı e-ticaret büyümesi veya teletıpın yükselişi gibi bugün.

Yukarıda açıklanan tehditlerin birçoğundan etkilenmeniz veya işinizde tamamen farklı zorluklar belirlemeniz önemli değildir. Etkili risk yönetimi ve ilkeleri herhangi bir soruna kolayca uygulanabilir bunun gerçekleşeceği tamamen kesin değil.

"Riskin nasıl yönetileceği" konusunda sayısız ipucu olmasına rağmen, Amacım sizi fikirlerle ve derslerle boğmak değil, belirli bir proje türü ve risk türü için kullanılabilirliği ve işlevselliği genellikle oldukça bireyseldir. Aksine, istiyorum üç evrensel ilkeyi tanıtmak başarılı olmanın temellerini oluşturan risk yönetimi, bir BT şirketi, orta ölçekli bir üretim şirketi veya küçük bir girişim olmanız farketmez.

Risk yönetimi nasıl kullanılır?

Makalenin ikinci bölümünde, temel ilkeleri sunuyorum. risk yönetimi bu tehditleri ele almanıza yardımcı olacaktır.

1. Tanımlamadan eylem adımı yönetimine kadar kapsamlı yaklaşım

Risk yönetiminin açık bir metodolojisi ve herhangi bir potansiyel tehdidin başarılı bir şekilde yönetilmesi için doğru uygulanması çok önemli olan birkaç aşaması vardır. Teoride, bireysel aşamalar farklı şekilde adlandırılabilir, ancak prensipte bunlar Kimlik - Değerlendirme - Tepki - Çözüm - Control.

Risk tanımlaması görünüşe göre en basit aşamadır. amaç, olası tüm tehditleri ortaya çıkarmaktır. Grup üyelerinin birbiri ardına olası bir riski attığı, her birini tartıştığı ve organizatörün herkesin görebilmesi için riskleri tahtaya yazdığı beyin fırtınasını kullanmanızı öneririm. İkinci turda, organizatör her üye için bir kağıt parçası dağıtır ve ardından, herkesin kendisi için düşünmek ve henüz tanımlanmamış ek riskleri yazmak için alana sahip olduğu 10-15 dakikalık bir blok vardır. Risk tespiti sonunda grup üyeleri birbiri ardına yönetim kurulu önünde öne çıkacak, risklerini kısaca sunacak ve diğer tehditler arasında tahtaya yazacaklardır.

Bunu bir risk değerlendirmesi, amacı risk olmayan noktaları değerlendirmek, önceliklendirmek ve dışlamaktır. Özellikle olası etkileri veya olasılık oranları ihmal edilebilir olduğu için veya tersine, yerine getirilmeleri neredeyse kesin göründüğü için. O halde bunlar risk değil, gerçek sorunlardır. Ancak, yine de bunları ele almak için genellikle bir risk yönetimi metodolojisi kullanabiliriz.

Bireysel riskleri değerlendirirken, nitel ve ardından nicel analiz yöntemlerini uygularız. Özellikle belirledik şiddet, yerine getirme olasılığı, Olası sonuçlar, zamansal yakınlık yerine getirme ve olası miktar finansal etki. Olasılık ve olası finansal etkiyi hesaba katarak, kolayca hesaplayabiliriz. gerekli acil durum rezervi. Doğru değerlendirme için, size zaman kazandıracak ve hiçbir şeyi unutmamanızı sağlayacak özel bir yazılım kullanmanızı tavsiye ederim. Ayrıca değerlendirilen riskleri, ciddiyet ve olasılık oranına göre bireysel riskleri gösteren ve böylece önceliklerinizi net bir şekilde belirlemenizi sağlayan Risk Matrisi gibi göstergeler ve grafiklerde görselleştirecektir.

Risk değerlendirmesinin ardından Tepki aşaması, riski ele almak için en uygun yolun seçilmesi gerekir. Bununla birlikte, seçim sadece tiksinti yollarıyla sınırlı değildir. Prensip olarak, birkaç olası tepkimiz var - riskten kaçınma, hafifletme, kabul etme veya üçüncü bir tarafa transfer. Muhtemelen önleyebileceğinizden daha fazla risk belirlemişsinizdir veya bunların hepsini ortadan kaldırmak, fırsat maliyetleri dikkate alındığında etkili olmayacaktır. Bu nedenle, hangi riskleri ele alacağınıza ve hangilerini basitçe kabul edeceğinize etkili bir şekilde öncelik vermenize ve doğru bir şekilde karar vermenize olanak tanıyacağı için değerlendirme aşamasını küçümsememek çok önemlidir.

Ele almayı seçtiğiniz riskler için sondan bir önceki aşama, çözüm. Şimdi proje yönetimi, görevler, son tarihler ve ekip çalışması koordinasyonu devreye giriyor. Normal proje yönetimi yazılımındaki riskleri ele almak için genellikle eylem adımlarını yönetebilirsiniz. Proje yöneticisi olarak gerekli aksiyon adımlarını kolayca yönetebileceğim, bireysel riskleri değerlendirebileceğim, değerlendirebileceğim ve görselleştirebileceğim Easy Project kullanıyorum. Bu şekilde yapabilirim Tüm risk yönetimi sürecini proje yönetimi için kullandığım aynı yazılımda kontrol et.

Riskler belirlendikten, değerlendirildikten ve aksiyon adımları yönetildikten sonra geriye kalan tek şey kontrol. Risk kontrolünün bir parçası olarak, bireysel riskleri düzenli olarak izliyorum (ideal olarak grafiklerde ve göstergelerde görselleştirilir) ve genellikle olası sonuçlarda bir değişiklik veya gerçekleşme olasılığındaki bir değişiklikle kendini gösteren değişen koşullara yanıt veririm. İdeal olarak, potansiyel etkinin önemli ölçüde azaltılması veya hatta riskin kendisinden kaçınılması şeklinde.

2. Günlük işlemlere uygulama

Girişte ana hatlarıyla belirttiğim gibi, risk yönetiminin en büyük zayıflığı, gerçekten bir şey olana kadar unutulmasının muhtemel olmasıdır. Gelişmiş önleme olmadan, ekipler genellikle kendilerini, muhtemelen hiç gerçekleşmemiş olabilecek hasarı en aza indirmek için tek görevle kriz yönetiminin ortasında bulurlar. Tepki ne kadar geç gelirse, sorunu çözmek o kadar zor olur. Bu nedenle önleme şeklinde Risk yönetimi, halihazırda ortaya çıkmış bir sorunu çözmekten genellikle hasar ve kapasite talepleri açısından daha ucuz ve daha etkilidir..

Risk yönetimini günlük süreçlere dahil etmek, nihayet zamanında önlemeye başlamanın etkili bir yoludur. Ama nasıl yapmalı? Tecrübelerime göre, aşağıdaki üç adım yardımcı olacaktır:

• 1) Risk yönetimi sürecini şirketinizin büyüklüğüne ve operasyonlarına uyacak şekilde ayarlayın ve tüm çalışanları buna dahil edin. Her ekip üyesi, işindeki riskleri belirlemekten sorumlu olmalı ve tek başına veya yönetici ile işbirliği içinde bunları ele alma konusunda motive edilmelidir. Tersine, risklerin tekrar tekrar göz ardı edilmesi ve tanımlama ve çözüm sürecine katılmama tolere edilmemelidir.
• 2) Bir risk avukatı atayın ekibinizde veya departmanınızda. Bu rol için ideal kişi, örneğin, tüm proje uzmanlarıyla senkronize olan ve olup biten her şeye genel bakışa sahip bir proje yöneticisidir. Bir risk avukatı, ana işinin doğası gereği her gün tam olarak meşgul olmadığı projelerde veya departmanlarda genellikle görevini yerine getiremez. Bu nedenle, daha büyük bir şirketseniz, tüm projelerinizi kapsayacak şekilde daha fazla risk avukatı atamanızı tavsiye ederim. Avukatın görevi, tüm riskleri kişinin gücüyle önlemek değil, her bir ekip üyesini olası riskleri kendileri bulmaya ve bunları çözmeye yardımcı olacak etkili bir süreç oluşturmaya yönlendirmektir. Dolayısıyla risk avukatı, toplantılarda sık sık şu soruyu soracak bir kişidir: "Bu kararın riskleri nelerdir?" ve bireysel aşamaların sağlanmasından sorumlu olacak, yani. Tanımlama - Değerlendirme - Yanıt - Çözüm - Denetim fiilen gerçekleşecektir.
• 3) Excel elektronik tablosunda risk yönetimini ele almayın, herkesin erişebileceği, ancak kimse oraya gerçekten gitmiyor. Bunun yerine, risk yönetimini ekip üyelerinin her gün kullandığı bir proje sistemine dahil edin.

3. Tüm ekibin katılımı, esneklik ve uzaktan işbirliği

Muhtemelen zaten anladığınız gibi, risk yönetimi tek bir uzmanın ayrı bir faaliyeti değildir. Genellikle daha fazla ekip üyesini ve bazen avukat, muhasebeci veya veri analisti gibi harici uzmanları dahil etmek gerekir. Bu, özellikle farklı riskleri bulabilmek ve doğru bir şekilde değerlendirebilmek için farklı alanlarda uzmanlığa ihtiyaç duyduğunuzda tanımlama ve değerlendirme aşamasında geçerlidir. Tek bir kişinin tüm ürün, finansal, yasal, personel ve teknik riskleri doğru bir şekilde tanımlaması ve değerlendirmesi pek mümkün değildir. Riski önlemeye veya en azından etkisini azaltmaya çalıştığınızda, çözüm aşamasında daha fazla insanı dahil etmek, görev atamak ve etkili iletişim sağlamak da gerekli olacaktır.

Olaylar 2020 bize esnekliğin ve uzaktan çalışma olasılığının ne kadar önemli olduğunu öğretiyor proje ve insan yönetiminde. Bu özellikle risk yönetiminde doğru. Örneğin, son dakikada yıkıcı etkisi olan ve olasılığı düşük olmayan bir risk keşfetmeniz kolaylıkla gerçekleşebilir. Bu durumda, olabildiğince çabuk yanıt vermeniz, ekibi devreye almanız, eylem planlamanız, kaynakları tahsis etmeniz, görevler oluşturmanız, son tarihler atamanız ve tüm süreci etkili bir şekilde koordine etmeniz gerekir. Genellikle, herhangi bir nedenle ofiste bulunamayan veya varsayılan olarak uzaktan çalışamayan insanlarla işbirliği içinde.

Yanıtınızın hızı ve etkinliği, kullandığınız araçlardan büyük ölçüde etkilenecektir. Bu nedenle, Kapsamlı risk yönetimi yazılımı kullanmanızı tavsiye ederim daha önce bahsedilen gibi kolay Projesi. Risk yönetiminin tüm bireysel aşamaları için özel işlevlerin yanı sıra gerekli tüm proje yönetimi özellikleri sunar. kontrol listeleri son teslim tarihleriyle, Gantt grafikleri, WBS zihin haritaları, entegre takvim, takım sohbeti, ve Zoom entegrasyonu aracılığıyla video konferans or kaynak ve finansal yönetim araçları. Birkaç tıklama ile ücretsiz olarak deneyebilir ve kendiniz karar verebilirsiniz.

Risklerinizi belirleme ve yönetme konusunda size iyi şanslar dilerim.