BT Hizmetleri Sektöründe Standartlaştırılmış Proje Yönetimi Seidor Danışmanlık Vaka çalışması
Danışmanlık
2019/2020
Seidor Consulting, uygulama geliştirme ve bakım, altyapılar ve BT dış kaynak kullanımı dahil olmak üzere çok çeşitli hizmetler sunan çok uluslu bir teknoloji danışmanlık şirketidir.
Seidor 38 ülkede faaliyet göstermektedir ve Avrupa, LATAM, ABD, Orta Doğu, Afrika ve Asya'da 81 ofisi bulunmaktadır. 5400'den fazla profesyonel ve 8500'den fazla müşteri ile İspanya'daki 6. BT hizmetleri şirketinde* ve %1 İspanyol özel sermayeli 100. şirkette. (*Kaynak: Sıralama Empresas sektör TIC, ChannelPartner 2020)
Önceki devlet
Daha önce Easy Project'e sahip olmak için Seidor, MS Project ve diğer farklı araçları kullanıyordu. Mevcut çok çeşitli araçlar, projenin durumuna ilişkin ortak ve net bir resme sahip olmak için bir sorun yaratır. Öte yandan, bir kullanıcının aylık maliyeti ve kullanıcı sayısı nedeniyle lisans maliyetleri yüksekti.
İhale dokümantasyonunun ana noktaları, çözümden neler beklendiği, hangi zorlukların aşılması gerektiği:
Beklenti
- Proje yönetimi çalışmalarının tek bir araçla standardizasyonu
- Proje şablonlarını kullanarak proje çalışmasının standardizasyonu
- Tahmini ve harcanan zaman dahil olmak üzere projelerin durumu üzerinde daha fazla kontrol
- Maliyet azaltma
- Bilginin tüm ekip üyeleri için kullanılabilirliği
- Daha iyi iletişim
- Daha iyi risk kontrolü
- Proje durumu hakkında daha iyi raporlama
- Kaynak yönetimi
Yer Alan Kurallar
- Geniş bir çözüm yelpazesini kapsadığımız için araç, farklı proje, görev ve kilometre taşı türlerine izin vermelidir.
- Ekip üyeleri, görev durumunu ve ilerlemeyi güncelleyebilmeli, ancak planlamayı yapamamalıdır.
- Müşterilerin kontrollü izinlerle etkileşime girebilmesi gerekir.
- Her projede role göre farklı izinler tanımlayabilmeli ve iş akışlarına sahip olmalıyız.
- Bir proje yönetim aracının sahip olması gereken tüm davranışlar: bağımlılıklar, atamalar, takvim, raporlama, projeyi dışa aktarabilme.
- LDAP kimlik doğrulaması
- Bir görev güncellendiğinde bir bildirimde bulunmalıdır.
- SAP ile senkronizasyon
İspanya'daki 5400. BT hizmetleri şirketinde 8500'den fazla profesyonel ve 6'den fazla müşteri
Uygulama geliştirme ve bakım, altyapılar ve BT dış kaynak kullanımı
38 ülke, 81 ofis Avrupa, LATAM, ABD, Orta Doğu, Afrika ve Asya
Hazırlık
Uygulama tarihi - 2019 / 2020
Uygulamadan önce, temel gereksinimlerin tanımlandığı, Kolay Proje ortamına dahil edilen ve ardından şirket yönetimine sunulan bir pilot aşama gerçekleştirildi. Onayın ardından, proje ofis departmanından uygulamanın kilit kullanıcılarının aktif olarak katıldığı ayrıntılı bir uygulama yapıldı. Uygulanabilirliği kontrol etmek ve tüm gereksinimleri belirlemek için Easy Project kullanılarak gerçek bir proje yönetildi.
Ayarlar
İlk adımda, tüm kullanıcı türleri ve kullanıcıların kişisel sayfalarının parametreleri ile birlikte ayrıntılı bir proje yapısı tanımlanmıştır. Standart parametrelerle projeleri hızlı ve verimli bir şekilde oluşturmanın mümkün olduğu proje şablonları oluşturulmuştur. Aynı zamanda roller, görev türleri, durum ve iş akışları tanımlandı ve düzenlendi. Tüm danışmanlık kullanıcıları sistemde oluşturuldu ve şirket hiyerarşisi tanımlandı (1100'den fazla kullanıcı).
Ek geliştirmeler, SAP ile Easy Project arasında görevlerin ve harcanan zamanın senkronize edilmesini sağlar.
Sunucu/bulut çözümü
Seidor Consulting, dahili güvenlik gereksinimlerine dayanarak bir sunucu çözümü seçti. Sistem ortamını geçici bir bulut üzerine kurduk ve ancak o zaman tüm sistemi müşterinin kendi sunucusuna taşıdık. Uygulamada daha fazla değişiklik, sunucuya uzaktan erişim kullanılarak zaten gerçekleştirilmiştir.
Eğitim
Anahtar kullanıcıları ve yöneticileri uygulama sırasında ve uygulamanın diğer kullanıcılarını yeni projeler başlarken dalgalar halinde ek olarak eğittik. Ekip üyelerine özel bir video eğitimi ve Easy Project bilgi tabanında ek belgeler oluşturuldu.
Test yapmak
Müşteri, yalnızca uygulama ekibinin dahil olduğu üretim ortamını gerçek verilerle kullanır. Bu, kilit ekibin projeleri gerçek hayatta yönetmesine ve ardından aracı tüm şirkette dağıtmadan önce yeni gereksinimleri ve işlevleri belirlemesine olanak tanır.
Seidor Danışmanlığında Easy Project'in temel faydaları
Easy Project'in uygulanması şunları getirdi:
- Proje yönetimi araçlarının ve proje yapılarının standardizasyonu
- Projelerin daha yüksek kontrolü (durum, ekip üyeleri, çabalar, ...)
- Tüm ekibin proje planlamasına ve proje planının sürdürülmesine daha fazla katılımı
- Maliyet azaltma
- Daha iyi proje durum raporu
- Daha yüksek yönetim seviyesi, projelerin durumu hakkında daha fazla görünürlüğe sahiptir (global Gantt, raporlama)
En çok kullanılan fonksiyonlar
Proje Gantt
Tüm ekip, planı görmek ve görevleri güncellemek için Gantt'ı kullanıyor.
Harcanan zaman
Burada takımın ve grupların harcanan zamanı kontrol edebiliyoruz.
Kaynak yönetimi
Ekip üyelerinin iş yükünü kontrol etmek.
