Akıllı Çalışma: Kısa Vadeli Talepler ve Uzun Vadeli Projeler Arasındaki Doğru Dengeyi Nasıl Bulunur?

Diyelim ki, kendi işinizi yönetiyorsunuz ve müşteriler size geliyor, ancak aynı zamanda kullanılmayan fırsatları da keşfetmek istiyorsunuz. Veya belki de şirketiniz, potansiyel olarak uzun vadeli büyümeyi tetikleyebilecek projeleri rafa kaldırmadan Covid-19'a yanıt olarak işletme maliyetlerini düşürmek istiyor. Nasılsın görevleri yönet Gelecekte ulaşmanız gereken önemli hedeflerle hemen şimdi yapmak zorunda mısınız?

Pekala, yelkenli teknelerin çoğu, sıkıntılar sırasında onları çalışır durumda tutmak için yedek bir dizel motorla birlikte gelir. Benzer şekilde, zorlu taleplerin üstesinden gelmek ve her şeyin doğru yönde ilerlemesini sağlamak için yöntemlerinizi geliştirmeniz gerekir.

Neyse ki, bu dengeyi sağlamak için etkili yaklaşımlar mevcuttur. Aşağıdaki adımlar, uzun vadeli vizyonunuzu gözden kaçırmadan kısa vadeli istekleri ve ihtiyaçları yönetmek için özellikle yararlı olabilir.

 

1. Kısa vadeyi uzun vadeye bağlayın

Şimdiye kadar, yeni bir kısa vadeli talebi karşılayıp karşılamayacağınızı düşünürken kendinize sormanız gereken en önemli sorular, vizyonunuz ve stratejinizle nasıl bağlandığı ile ilgilidir. Talep sizi öngördüğünüz geleceğe doğru götürüyor mu? Bu talebin vizyonunuza ulaşma yeteneğinizi tehdit eden yönleri var mı? Gelecekte bu kısa vadeli projenin bazı unsurlarından faydalanabilir misiniz?

Bu soruları biraz düşünmek, kısa vadeli görevin "tek seferlik" bir proje olup olmadığını veya bir proje olarak işe yarayıp yaramayacağını anlamanızı sağlayacaktır. yeni bir projeyi başlatmak için şablon gelecekte. Çoğu zaman, üstlenmeye değer kısa vadeli talepler gelecekte daha büyük bir şeye dönüştürülebilir.

Tabii ki, tek seferlik görevler her zaman kötü değildir. Örneğin, ortaya çıkan talep görmezden gelemeyeceğiniz teknik bir riskse, hazır ve istekli olmanız gerekir. kaynaklarınızı yeniden konumlandırın yerleştirmek için.

Ancak bunu yaptığınızda, soruna tıpkı bir sürekli iyileştirme projesinde yaptığınız gibi yaklaşmalısınız. Gerek yapılandırılmış bir plan oluşturmak etrafını çevirin ve etkilerini anlayın ve ölçün. Gibi bir proje yönetim aracı kolay Projesi değerli yardım sağlayabilir projeleri tahmin etme ve planlama ve kritik yolun hesaplanmasında.

 

2. Kısa vadeli talepleri verilerle gerekçelendirin

Kısa vadeli taleplerinizi uzun vadeli vizyonunuza karşı koyduğunuzda, önünüzdeki işin gerçekliğine bakmaya başlayın. Hem nesnel hem de öznel verilere göre düşündüğünüz şeyin mantıklı olduğunu görün.

Bu aşamada, ortaya çıkan duygusal talepleri daha geniş bir izleyici kitlesi için geçerli olan rasyonel ihtiyaçlardan ayırmak önemlidir. Araştırmalar gösteriyor ki çok fazla kısa vadeli talep anlık duygusal tepkilere odaklanır. Uzaktan çalışan bir BT desteği iseniz, örneğin, bir müşteri bir sistem eksikliğinden şikayet etmek için sizinle iletişime geçebilir. Bu şikayet, sorunun uzun vadeli projeleriniz üzerindeki etkisini yeterince düşünmeden hızlı bir şekilde yanıt moduna geçmenize neden olabilir.

Etkili bir şekilde çalışmak için, size atılan kısa vadeli çalışmalar hakkında yeterli veri toplamanız gerekir. Bu şekilde, önemini doğru bir şekilde konumlandırabilir ve buna göre planlayabilirsiniz.

 

3. Hem kısa hem de uzun vadeli projeleri özenle takip edin

Kısa vadeli talepler hızlı görevler olabilir, ancak her zaman ortaya çıktıklarından, hızlı bir şekilde tüm iş yığınınızı işgal edebilirler. Kısa vadeli, orta vadeli ve uzun vadeli görevlerinizin yolunda gitmesini sağlamak için birikmiş iş listelerinizi yakından takip etmeniz çok önemlidir.

Doğru proje yönetimi çözüm, bu projeleri etkili bir şekilde izlemenize ve gereksinimlerini etiketlemenize yardımcı olabilir, böylece gösterge tabloları, Gantt, ve raporları çevrelerinde. Bu görünürlük, dengeyi etkili bir şekilde korumanıza olanak tanır. Bir yıllık gelecek beklentisi adına kısa vadeli taleplerden ödün vermekten veya mevcut programınıza çok sayıda kısa vadeli göreve uymaya çalışarak bu geleceği tehlikeye atmaktan kaçınabilirsiniz.

Bir ekibin parçasıysanız, panolar ve raporlar, üyeleri doğru bilgilerle güncel tutmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, Zoom aramalarında fikirleri tartışarak zaman harcamak yerine, maliyet, getiri ve gelecekteki etkiler gibi analizler açısından konuşabilirsiniz.

 

Denge senin içinde

Kendinizi kısa vadeli ve uzun vadeli önceliklerle rekabet ederken bulduğunuzda, derin bir nefes alın ve yukarıdaki adımlara bakın. Kısa vadeli talebin daha büyük resmi nasıl etkileyebileceğini anlayın ve ilgili işi değerlendirmek için verileri kullanın. Doğru karar talebi üstlenmekse, bir etkili proje yönetimi çözümü ilerlemenizi takip etmek ve yeni bilgiler geldikçe planınızı ayarlamak için.

Bu yapılandırılmış yaklaşımı benimserseniz, sadece kısa ve uzun vadeli talepler arasında bir denge kurmada başarılı olmayacak, aynı zamanda mevcut ve gelecekteki projeler için işe yarayan bir süreç inşa edebileceksiniz. Bu nedenle tepki verme ve "yangınla mücadele" yerine sizi vizyonunuzdan alıkoymayacak kararlar almaya geçebilirsiniz.