Proje Yöneticileri Neden İletişimde Lider Olmalı?

1. Zorluk – İletişim liderliği

Bir proje yöneticisi olarak, bir proje yöneticisi rolünü üstlenmelisiniz. iletişim lideri. Sebep: ekipteki herkesle iletişim halinde olan tek kişi sensin – yani, büyük olasılıkla bazı ekip üyeleri arasında “mevcut olmayan iletişim kanalları” vardır (örn. bir matbaa stüdyosu—metin yazarı | UX/UI tasarımcısı—donanım sağlayıcısı | iç tasarımcı—AC tedarikçisi).

Popüler bir 7Cs iletişim tanımı Bu, iletişimin açık, özlü, somut, doğru, tutarlı, eksiksiz ve nazik olması gerektiğini söylüyor. Çıktılarınızda bu 7C'leri takip ederek yanlış iletişim olasılığını azaltacaksınız ama aynı zamanda, diğer ekip üyelerinin de bu ilkelere uymasını beklememelisiniz.

Bir iletişim lideri olarak kendinizi “Şikayet Departmanı Başkanı” olma tuzağına düşürmeyin. İyi tavsiyemiz şudur: Ekip üyeleri arasında net olmayan bir şey varsa, ortak bir toplantı veya çevrimiçi bir arama düzenleyerek bu sorunu çabucak çözün. Bazen, köprüyü kendiniz yapmaktansa, farklı nehir kıyılarından insanların köprüyü oluşturmasına izin vermek daha iyidir.

“Takımınızdaki iki konunun tartışması arasındaysanız,
mümkün olan en kısa sürede çözmek için ortak bir toplantı/çağrı düzenleyin.“

2. Zorluk – İletişim araçları ve organizasyonu (özellikle 3+ takım için)

Gelen eden ev ofisi için kuralların ayarlanmasıyla ilgili makale, proje yönetimini sorunsuz ve ekipteki insanları mutlu ve etkili kılan 6 iletişim aracı önerdik – Çağrı, Planlanmış çevrimiçi çağrı, Sohbet, Grup sohbeti, Paylaşılan takvim ve proje yönetim aracı. O zamandan beri pek bir şey değişmedi (artık harika bir sezgisel Easy Project mobil uygulaması) ve bu kurallar ekip üyeleri arasında kurum içi tam zamanlı, uzaktan veya birleşik işbirliği için geçerlidir. Ancak yine de dikkatli olun – bu kanallardan hangisini hangi durumda kullanacağınızın kurallarını belirlemek çok önemlidir.

3. Zorluk – Projenin ilerlemesini hızlandırmak için bir motivasyon olarak iletişim

Yumuşak becerileri kullanmak yalnızca insanlara iyi bir iş çıkardıklarını söylemek anlamına gelmez (her ne kadar önemli olsa da). Daha derine inelim:

1. Ekibinizi bilgilendirin. Bunu, ekipteki herkesi güncel tutan günlük bir gazete olarak hayal edin. Çalışanlarınıza gün içinde neler başarıldığını bildirmek için zamanınızı (ve böyle bir özet için uygun bir iletişim kanalı, örneğin e-posta veya grup sohbeti) bulun. İyimser ivmeyi korumanın ve insanlara projenin ilerlediğini hissettirmenin hızlı ve akıllı bir yolu. Motivasyon/komik/ciddi ses tonu (ve çizimler) size kalmış.

“Her sprintten sonra insanlara neleri tamamladığınızı gösterin.
– herkesi yolda tutarak ivmeyi koruyun.“

2. İnsanları konuşmaya teşvik edin. İnsanları bir tartışmaya dahil etmenin en kolay ama sıklıkla unutulan hilelerinden biri, az önce duydukları hakkında onlara fikirlerini sormaktır. Her şeyin mükemmel göründüğü ve daha sonra posta kutunuzun istenmeyen notlarla dolacağı sessiz anlardan kaçınmak için sorunuzu belirli bir kişiye yönlendirin. Ekip üyeleri arasında hızlı bir yüz yüze (veya çevrimiçi) tartışma ile birçok sorun çözülebilir ve önlenebilir.

3. Ekibinize neler olduğunu gösterin. Rakamlar ve veriler de konuşur. Dahası, bu, ancak kuşku duyulamayacak bir dildir. Zaman zaman ekibinizi ve/veya paydaşlarınızı ve müşterilerinizi küçük bir sunum için davet edin. Kahve ve atıştırmalıklar alın ve onlara dünyanızı gösterin - görsel ve renkli grafikler ve istatistiklerde projenin ilerlemesi. Projeyi başka bir perspektiften görmelerine yardımcı olur ve ayrıca size yardımcı olur, çünkü insanlar işinizin gerçekte ne olduğunu hayal etmelerini kolaylaştıracaktır (herkes bilmiyor, bize güvenin!).

Zorluk #4 – Çevik ekiplerde iletişimin genel olarak iyileştirilmesi

Birinci ve ikinci zorlukla çok şey yapması gerekiyor; kural ver. İnsanlar, iletişim söz konusu olduğunda bile, yalnızca yönlendirilmeye ihtiyaç duyarlar. Bilinçli veya bilinçsiz olarak liderliğinize güveniyorlar ve onu kurallar, iletişim kanalları ve evet, yumuşak becerilerle donatmanız gerekiyor. Ayrıca, PM özelliklerinin kendileri için konuşmasına izin verin – projenin Gantt Şemasını ekibinizle ve İlk beyin fırtınası veya başlangıç ​​toplantısından WBS.

Sonuç

Genel olarak iyi iletişim için birkaç ipucu ve püf noktası vardır, ancak proje yöneticileri tüm ekip üyelerinin onları takip etmesini beklememelidir. Bu nedenle, iyi iletişim biçimlerini getirmek ve sürdürmek ve bunları teknolojiyle, özellikle daha iyi iletişim için özelliklere sahip sağlam, modern ve görsel bir PM yazılımı ile desteklemek size kalmıştır. Başkalarından konuşmalarını isteyin ve yetkilendirin. Zaten sırasında ilk beyin fırtınası, herkese fikirlerinin önemli olduğunu açıklayın. Herkes, iletişim ne kadar iyi olursa, işin o kadar iyi olduğunu bilir.