Kaynak Tahsisi Neden Proje Yönetiminizin Çok Önemli Bir Parçası Yapılıyor?

4/12/2022
5 dakikadır.
Adéla Sikorová
Projenin zamanı, bütçesi ve kaynakları hakkında gerçekçi beklentiler ve tahminler. Bunlar, herhangi bir projeye başlamadan önce açıklığa kavuşturulması gereken üç temel unsurdur. Bugün, kaynaklar ve verimli bir şekilde planlanırsa proje yönetiminizi nasıl iyileştirdikleri hakkında konuşacağız.

Kaynak tahsisi nedir ve nasıl yapılır?

Kaynak tahsisini bir süreç olarak düşünün. Doğru görevleri doğru kaynaklara atamak. Tüm bunlar, projenizdeki çalışmaların etkinliğini (hem zamanla hem de finansla ilgili) artırmak için. Doğru yapılmazsa, gelecekte projenizi yavaşlatan beklenmedik sorunlarla karşılaşabilirsiniz.

Yaklaşan projenizin kapsamı hakkında yeterli bilgiye sahip olduğunuzda, Planlama kaynakları aşaması. Bu nedenle, ilk tavsiyemiz şudur: Zaten proje yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, planlama kaynakları içerip içermediğini iki kez kontrol edin. Değilse, seçeneklerden biri yalnızca kaynakları planlamak için ek bir araç satın almaktır. Ancak bu, yalnızca ekibinizin iki ila üç kişiden oluşması durumunda öneririz.

Orta ölçekli ve daha büyük takımlar için, yapabileceğiniz en kolay ve en net şey almak kaynakları tahsis etmek ve planlamak için hepsi bir arada araç ve ardından projelerinizi yönetmek.


“İyi bir kaynak tahsisi, doğru insanların çalışmasıyla sonuçlanır.
etkin bir şekilde planlanmış zamanlarıyla doğru görevlerde -
hem finansal hem de işin kapsamı açısından.“


Kaynakların proje çalışmaları öncesinde ve sırasında tahsis edilmesi

Projenize ancak projenin nelerden oluştuğunu bildiğinizde ve kaynaklarınızın kapasitelerine ilişkin net bir genel bakışa sahip olduğunuzda kaynak tahsis edebilirsiniz. Böylece, birkaç tane var tahsise başlamadan önce yapılması gerekenler:

  1. Projenizi daha küçük, teslim edilebilir görevlere bölün. Başka bir deyişle, bir iş kırılım yapısı oluşturun (İDA) bireysel görevlerin yaklaşık sayısını ve aralarındaki bağlantıyı görmek için.
  2. Kaynaklarınızın kullanılabilirliğini kontrol edin Müşterinizin zaman tahmininin gerçekçi olup olmadığını görmek için.
  3. Kaynaklarınızı birden fazla proje arasında paylaşıyorsanız (ekip üyeleriniz de şirketinizdeki diğer ekiplerin bir parçasıdır), Küresel Gantt büyük resmi elde etmek için. Sonunda, kapasiteleri diğer proje yöneticileriyle tartışın.

Bu üç adım tamamlandıktan sonra, kaynaklarınızı tahsis edebilir ve onlara görevler atayabilirsiniz. Proje başladıktan sonra kaçınılmaz olarak kaynaklarınızın performansını takip edin ve buna tepki verin. Günlük görevler için - ve projenizi yönetmenin getireceği beklenmedik durumlar için - diğer iki daha ayrıntılı ilkeyi izlemeniz gerekecek:

  1. Durumu kontrol edin ve kullanılabilirliği Projenin kritik aşamalarındaki kaynakların - önemli toplantılar, kilometre taşları veya lansman tarihleri. Özellikle bir 'yanıyor' durumu olduğunda. Bunun için her zaman kaynaklarınızın güncel durumu ile çalışabilirsiniz. Katılım Gösterge Tablosu özelliği.
  2. Öngörülemeyenlerin önünde olun. için kaynaklarınızın kapasitelerini kontrol altında tutun ve ve bazı Asya planlar, boş günlerini (ofis, hastalık izni, tatil, ev ofis vb.) görebilmeniz ve onaylayabilmeniz gerekir.


Kaynaklarınızı tahsis etmenize yardımcı olacak belirli özellikler ve en iyi uygulamalar


Kaynak Yönetimi Master Planı

Burada, önümüzdeki günlerde, haftalarda veya aylarda tüm kullanıcıları ve zamanlarının kullanımını görebilirsiniz. Renkler, kullanıcının iş yükünü - mevcut, optimum kullanım veya aşırı iş yükünü gösterir. doğrudan içinde Kaynak Yönetimi Ana Planı aracı, örneğin yapabilirsiniz. belirli bir görev için süreyi uzatın veya hatta başka birine yeniden atayın. Öyleyse, gelecekteki bir projeyi planlarken, kaynaklarınızın aşırı yüklenmesini kolayca önleyeceksiniz.


“Kaynak tahsisi, ortak
problemler – yetersiz veya aşırı kullanım
takım oyuncuları – minimumda.”


kaynak Kontrol Paneli

Kaynakları planlarken, tahsisattaki tutarsızlıkları önlemek. kaynak Kontrol Paneli bu zorluğu, organizasyondaki insanların iş yükünü görebilmeniz için görselleştirilmiş çalışanların zaman kullanımına sahip diyagramlarla çözer. Ayrıca, en çok ayrılan ve ayrılan toplam saat sayısıyla görev türlerinin genel görünümünü gösterir.


Sonuç olarak;

Projede işin doğru kısmını yapmak için doğru kaynakları elde etmek zorlaşıyor - özellikle kuruluş genelinde ekip üyelerini paylaşan birden fazla ekiple. Tahsisten önce atılması gereken gerekli proje yönetimi adımları olduğundan, en iyisi tüm modern kaynak yönetimi araçları tek bir PM yazılımı içinde. Bu şekilde olası hatalardan ve tekrar eden eylemlerden kaçınacaksınız.

Projenize kaynak ayırıyor musunuz? Kolay.

Proje planlama, yönetim ve kontrol için geliştirilmiş araçlara yükseltin.

30 günlük ücretsiz deneme sürümünde Easy Project'i deneyin

Coğrafi konumunuzda tam özellikler, SSL korumalı, günlük yedeklemeler