Riskler Farklıdır – Proje Yönetimindeki Çeşitli Tuzaklar: Etkin Risk Dağılımı Sayesinde Daha Kolay Risk Yönetimi İçin Birkaç İpucu

En başından doğru yaptığınızda, riski daha kolay ve daha net bir şekilde yönetebilirsiniz. Bölünmüş tehditlerin ve iyi planlamanın bir projeyi hoş olmayan sürprizler olmadan tamamlamanıza nasıl yardımcı olabileceğini size öğreteceğiz.

Önlemek her zaman yangınları söndürmekten çok daha iyidir. Öyleyse, hiçbir proje yöneticisi, koronavirüs krizi sırasında olası riskleri dürüstçe tanımlamadan ve değerlendirmeden yeni projelere başlamamalıdır..

Elbette her şey planlanamaz – 2020 yılı bize bunu açıkça gösterdi. Ancak, örneğin, koronavirüs krizinin gelişimi ve bunun iş üzerindeki etkisi, bu yıl risk tanımlamasına dahil edebileceğiniz bir şey.

Potansiyel tehditlerin sayısının kaos yarattığı durumdan kaçınmak için, onları başlangıçta organize etmek iyi bir fikirdir – ideal olarak, tüm riskleri şeffaf hale getiren bir araç kullanmak. Ne de olsa bu, proje risk yönetimi planınızın bir parçası olmalıdır. Bu nedenle, temel risk türlerine ve dağılımlarına bakalım.

 

1. Temel Bölüm – İç ve Dış Riskler

Bazı dahili riskler muhtemelen sizin tarafınızdan çok iyi bilinmektedir. Her projede onlarla karşılaşıyorsunuz, bu yüzden onlara nasıl cevap vereceğinizi bilmelisiniz. Yeni bir uygulama için mükemmel tasarımı hazırlayacak bir meslektaşınızı hatırlamış olabilirsiniz, ancak bu onun söz verdiğinden üçte bir daha uzun sürecektir. İDA.

Yıllık Mart kayak tatilinden sonra gerçeğe sert dönüş muhtemelen sizin için doğru şey olmayacak. titizlikle planlanmış Gantt. Genel olarak, dahili riskleri azaltmak veya ortadan kaldırmak sizin için daha kolaydır.

Dış riskler, ise şirket dışından geliyorlar ve bir proje yöneticisi olarak onları çok az etkileyebilirsiniz ya da hiç etkileyemezsiniz. "Geceleri makine sıkıştı ve malzemeleri size zamanında gönderemiyoruz, ancak önümüzdeki haftaya, yani lisanslı tek yer olan Almanya'dan bir şirket tarafından tamir edileceği zamana kadar."

Öyle olmasını istediğimizden değil, ancak benzer bir konuşma bir proje yöneticisi tarafından en az bir kez yaşanır. Ne de olsa, böyle bir risk bu yıl dünya çapında tam olarak gösterildi.

 

2. Risklerin En Çok Ortaya Çıktığı Üç Alan – Maliyet, Zaman ve Performans

Herhangi bir şey bütçenizi tehdit eder ve projenizi onaylanmış finansmana göre yönetebilmeniz bir maliyet riskidir. Muhtemelen hepimiz önemli bir müşteriyi kazanmak için zaman zaman bütçeyi ayarlamak zorunda kalıyoruz.

Ancak daha sonra, indirimli fiyat nedeniyle, müşteriyle yalnızca minimum bir yedekle geçerli olan bir bütçeyi onaylarsınız. Sonuç olarak, projenin finansal başarısını önemli ölçüde tehlikeye atabileceğinden, iletişimde neredeyse hiçbir hata veya yanlış anlaşılmayı göze alamazsınız.

Projeler zaman riski bireysel teslimatların sorunsuz çalışmasını ve zamanında teslimatını tehdit eden her şeyle ilgilidir. Kısa teslim süreleri, takımdaki atmosferi ve çıktıların kalitesini neredeyse kaçınılmaz olarak etkileyecektir. Bazen olaylar her yönden üzerinize gelmeye başlar, ancak işte neredeyse kesin olarak karşılaşacağınız üç örnek:

• müşterinizden “küçük ekstralar”,

• son anda bir ekip üyesinin “hasta günleri”,

• ek proje çalışmasının bağlı olduğu gecikmeli teslimat.

Bu sorunların nasıl ortadan kaldırılacağına ve ortaya çıktıklarında nasıl iletileceğine dair bir senaryo hazırlayın.

Projelerde performans risklerinden de bahsetmek gerekiyor. Performans, özellikle paydaşlar, ekip ve beklenti yönetimi tarafından hem olumlu hem de olumsuz şekillerde etkilenebilir.

Müşteriden yeterli desteği alamazsanız ve aynı zamanda meslektaşlarınız tükenmişliğin eşiğindeyse ve tüm projeye gerçekçi olmayan talepler eşlik ediyorsa, performans ve dolayısıyla projenin sonucu dalgalanacaktır. Bu nedenle performans risklerini belirlemek önemlidir zamanında. Ancak bu güzel bir şekilde yapılabilir - Easy Project'in yeni versiyonu, bireysel riskleri görselleştirebileceksiniz.

Bu, riskleri atanan önemlerine göre atamayı ve dağıtmayı ve tehditleri takip etmeyi kolaylaştırır. O zaman hangilerinin ele alınması gerektiğini ve hangilerinin önemsiz olduğunu veya daha sonra ele alınabileceğini göreceksiniz.

 

Özet

Bireysel riskler özerk değildir; birbirine bağlıdırlar. Ama endişelenme. Bunları öncelik sırasına koyabilir ve düzenleyebilirseniz, gerçekten yalnızca içeride potansiyel tehditler olarak kalırlar. proje yönetimi yazılımınız.

Onlara doğru önceliği vermek için görsel araçlar sayesinde kolayca anlaşılır bir temel kategorizasyon hazırlayabilirsiniz. O zaman yapabilirsin bunları proje problemlerinden kolayca ayırın ve risk yönetimi için bir plan hazırlamak.