Kısa Süreli Bir Proje Nasıl Kurtarılır: Etkili Proje Çözümü için 5+1 Eylem İpuçları

Çoğu zaman, projeyi zamanında teslim edememe riski vardır. Böyle bir durumda ne yapılmalı? Projeye nasıl yaklaşılacağını görün ve mümkün olan en küçük fedakarlıklar pahasına projeden tasarruf edin.

Bir Proje Neden Gecikiyor?

Bir projenin kötü bir yöne gitmesinin birçok nedeni olabilir (özellikle teslim tarihleri ​​açısından). Ancak çoğu zaman proje yöneticisi bunlardan sorumludur – ya o zamanlamayı koruyamıyor veya hazırlık aşamasını hafife alıyor. Bir proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce yapılması gerekenlerin kısa bir özeti:

• İDA - İş Dökümü Yapısı tüm ekip üyeleriyle - projenin nelerden oluştuğunu ve bireysel öğeler üzerinde çalışmanın ne kadar zaman alacağını göreceksiniz.
• CBS - Maliyet Arıza Yapısı – proje bütçeniz için ve ardından fiili maliyetlerle ilk ve devam eden karşılaştırma için temel olarak hizmet eder.
• Kaynak yönetimi - işi planlamak ve kaynakları buna göre rezerve etmek için kullanın gerçek zamanlı kapasiteler kaynaklarınızdan.

Bir Projeyi Yola Geri Getirin – Proje çöküyor

Kesin olarak belirlenmiş bir proje teslim tarihiniz olduğunda hiçbir durumda ertelenemez (örneğin, belirli bir tarih ve saatle bağlantılı kurumsal bir etkinlik, resmi bir otel açılış partisi veya özel bir konferansta yeni bir üretim modelinin sunumu, Project Crashing olarak bilinen bir tekniği kullanmanın zamanı geldi.

Proje "çökmesi" biraz tehdit edici gibi görünüyor, ancak korkacak bir şey yok. Aksine, elinizde iyi bir çözüm olacaktır. Ancak bunun için sorumlu bir şekilde hazırlanmak önemlidir.

Proje çökmesi anlamına gelir bir veya daha fazla görev için zamanlamanın kısaltılması, bu da toplam proje teslim süresini azaltır. Ancak mantıksal olarak, toplam maliyetlerde bir artışa neden olacak kaynak hacminde bir artış beklemelisiniz.

Sonunda projeyi zamanında ve aynı zamanda bütçe üzerinde mümkün olan en az etkiyle bitirebilmeniz için aşağıdakileri yapın:

1. İKY'yi güncelleyin – ekiple bir toplantı düzenleyin, neden yeni proje planlaması hazırlamanız gerektiğini açıklayın. Görevlerin mevcut iş dağılımına göre uygun olup olmadığını veya bazılarının uygun olup olmadığını öğrenin. tek bir görev altında birleştirilmiş veya hatta tamamen atlanmış.

2. Gantt'ı güncelleyin – güncellenmiş zihin haritasını bir Gantt şemasına aktarın, böylece görevler ve zaman arasındaki ilişki. Easy Project'te zaman kazanın zihin haritasındaki değişikliklerin otomatik olarak Gantt'a dönüştürülmesini sağlayarak.

3. Kuruluş içindeki projelerin durumu hakkında bilgi edinin - dan geçmek Global Gantt'ta proje durumu portföy yöneticisi ile ve olup olmadığını öğrenin proje çökmesi için kaynaklar tahsis edilebilir şirket içinde veya harici sağlayıcıları güvence altına almanız gerekip gerekmediği.

4. Yeni kaynakların maliyetlerini planlayın – ister dahili ister harici kaynakları kullanacaksınız, bunların size ne kadara mal olacağına dair net bir genel bakışa sahip olun ve bütçeniz ne kadar artacak.

5. Aşağıdakileri içerecek yeni ve güncellenmiş bir proje hazırlayın:

• Düzeltilmiş personel kapasite planlaması – yeni kaynaklar projeyi teslim edeceğiniz,
• Güncellenmiş İş Dökümü Yapısı ve bütçe,
• Yeniden tasarlanan Gantt şeması önceki iki noktaya göre.

Hepsi bu? Neredeyse.

Er ya da geç, her proje yöneticisi bir “itfaiyeci” gibi davranmak ve geç ya da yanlış giden bir projenin alevlerini söndürmek zorunda kalacaktır. Bazı projeler bir noktada yanacak, diğerleri kusursuz çalışacak. Proje yönetimi aynı zamanda Bir sorunu iletebilmek, onunla yüzleşebilmek ve sonra çözmeye başlayın. Hatalar olur ama onlardan ders almamak çok daha kötüdür.

Bu nedenle, bir tutmayı unutmayın proje tesliminden sonra toplantı (sözde iş sonrası). Soruların, yanıtların ve çözüm önerilerinin bir listesini hazırlayın ve ardından çıktıyı şirket genelinde iletin – proje yöneticileri birbirlerine yardım etmelidir.