Ekibinizin Disiplinini Evden Nasıl Koruyabilirsiniz: Kıdemli Proje Yöneticimiz Tarafından Paylaşılan Gerçek Hikaye

Meslektaşlarınızın “Covid ev ofisi” zamanlarında disiplini nasıl geliştirilir? Burada, herkesin yoluna devam etmesine yardımcı olan 4 kural ve araç paylaştım. Hazır?

1. İletişim kurallarını belirleyin - bildirimleri ve paylaşılan takvimleri kullanın

Ofiste iletişim hızlıdır. Sen sor - cevabı al. Yoksa cevap verecek kimse yok mu? İşe geri dön ve sonra sor.

Ev ofis tamamen farklı bir hikaye.

İki sohbet aracına (evet VE Facebook) artı şirket yazılımına ve cep telefonuma bağlandım. Farklı çaresizlik aşamalarında sorular, yorumlar ve sesler tarafından bombalanmak, havalı davranmama yardımcı olmadı.

Projelerim de zamanında teslim edilmiyor - her türlü talebi birden çok kanaldan yanıtlamak, anlamlı derin çalışmalar için zamanın olmaması anlamına geliyor. İşte projenizin sıkıştığı ve cehenneme giden yolun başladığı yer burasıdır.

Araçların kendisi bir sorun değildi. Eksik olan onları kullanma sırasıydı. Ve böylece şu basit kuralları buldum:

• Acil mi Telefon etmek.
• Devam eden işle mi ilgili? kolay Projesi (veya PM aracınız)
• Bu bir 'Nerede?' Mi? / 'Nasıl?' / 'Ne zaman olacak?' soru? Grup sohbeti.
• Değerlendirme / Sunum Üzerine Bir Şey? Planlanmış video görüşmesi.
• Bire bir kişisel şeyler mi? Sohbet. (Kariyerinin belirli bir noktasındaki her kıdemli başbakan psikolog da olduğu için.)
• Kaynak kullanılabilirliği hakkında soru mu var? Paylaşılan takvim. Doktorunuzu görmeniz, bir tesisatçıyı karşılamanız veya hiçbir durumda rahatsız edilmemeniz gerektiğinde not alın. İnanın bana, bu size hem planlama hem de geçici durumlarda çok yardımcı olacaktır.

Bir "önemli merdiven" yaptık ve iş akışımızı değiştirdik biraz kaotikten neredeyse pürüzsüz. Bu fikrin aslında basit bir saygıyla yapacak çok şeyi var - ekipteki herkesin zamanı çok değerli, bu yüzden rahatsız etmeyelim ama işbirliği yapalım. Hepimiz, günlük programınızın 1.5 saatine götüren (ve Google tarafından kolayca çözülebilen) bir dakikanız var mı anlarını biliyoruz.

Tüm bunlarla ilgili en iyi şey? O andan itibaren, telefonum çaldığında, bunun ciddi bir şey olduğunu ya da pizza teslimatı olduğunu anladım.

"Mantıksal bildirimleri kullanın, herkesi WBS'ye bağlayın ve toplantı programını ev-ofis gerçeğine göre ayarlayın."

2. Tüm ekip üyelerinin senkronize ve meşgul olmasını sağlayın

Ben bir “zihin haritası insanıyım”. Zihin haritalarını seviyorum çünkü fikirlerimin yan yana yapılandırıldığını görmeme yardımcı oluyorlar. Zihin haritamı hazırladığımda işe koyuluyorum. Covid zamanlarında zihin haritaları hakkında öğrendiğim bir şey var mı? Paylaş. Ve daha da iyisi - bunu video toplantılarınız için arka plan olarak kullanın!

Ben yaratırdım İKY Yapısı projem için ve sonra kendim için sakla. Artık değil! Evet, hala WBS'nin temel sürümünü oluşturan benim, ancak daha sonra projenin parçalarını birlikte ekleyip çıkardığımız çevrimiçi bir ekip toplantısı geliyor.

Takımın disiplinine nasıl yardımcı olur? Herkes başından beri dahil olur, herkes daha çok bir sahip gibi hisseder ve en önemlisi, her ekip üyesi takımın önünde olanı görür - teslimatlarının toplam iş akışını nasıl etkilediğini.

3. Toplantı zamanlarını gerçeğe + tüm toplantılar için iki kurala göre ayarlayın

Pazartesi günleri sabah 9.30 için planlanmış toplantılarımız vardı. Genellikle ne oldu:

• En az bir ekip üyesi eksikti veya önemli ölçüde gecikti
• En az bir ekip üyesinin bir "internet bağlantısı sorunu" mu vardı?
• Planlanan diğer görüşmeler nedeniyle toplantı her zaman planlanandan kısaydı

Sonuç? Kayıp sabah | Zaman alan bireysel takipler | Kaos

Çözümüm? Pazartesi sabahı toplantıları iptal ettim ve planladım Pazartesi öğleden sonra toplantıları. Neden? İnsanlar basitçe hazır değildi ve evde kaldıkları için bireysel olarak örgütlenmek için daha fazla zamana ihtiyaçları vardı. Öğleden sonralarına geçer geçmez, herkes zamanında, hazır ve mucizevi bir şekilde internet bağlantısı çalışıyordu.

Tüm toplantılar için iki kural mı? Ad, kısa tutun ve tüm katılımcıları dahil edin - işte bu şekilde SİZİN toplantılarınız herkesin favorisi olacak ve ayrıca mantıklı olacaktır. (Orada 30 dakika sessizce oturan ve toplantıdan sonra sizi soru bombardımanına tutmaya başlayan meslektaşlarınız da var mı?).

İkinci, sonucu özetleyin. PM aracınızın ne kadar iyi olduğunu bilmiyorum ama Easy Project, beyin fırtınası sırasında bulduğumuz her şeyi görevlere dönüştürür. Örneğin: PM kontrol listesindeki WBS veya Gantt fikirleri> görevler, bu yüzden manuel olarak yapmam gerekmiyor. Oh, evet ve hepsi canlı olarak gerçekleşir.

Birinci Bonus: "İyi iş" Konusunu Unutmayın! An

Ekibime ev-ofiste çalışırken en çok neyi özleyeceklerini sorduğumda, cevapları beni biraz şaşırttı (sanırım olmamalıydı). Görüş ve Tavsiyeleriniz, diyeceklerdi. Ne güzel bir nokta! Bir şeyi onaylamak, övgü ile aynı şey değildir.

Veya grafik tasarımcımın dediği gibi: “Bir makine gibi hissettim - sadece teslim edip 'çapraz' veya 'tik' bekliyordum. Omzumu devirmek ve hatta beni daha iyisini yapmaya teşvik etmek yok. " Sen bir proje yöneticisisin, bu yüzden silah geri bildiriminin ne kadar güçlü olduğunu biliyorsun. Deneyimlerime göre, bugünlerde her zamankinden daha önemli.