Bilgi Bankası 2.0 Harmony'de Nasıl Uygulanır: Kolay Yazılımın Hikayesi

3/11/2023
10 dakikadır.
robert kováčik

Knowledge Base 2.0'ın yeni özellikleri Ocak ayında kullanıma sunuldu. Orijinal Bilgi Tabanını yenisine nasıl taşıyacağınızı ve uygulayacağınızı okuyun ve ilham alın. Easy Software'den birçok faydalı ipucu alın çünkü kullandığımızı biz yaratırız. Şirketinizin bilgi birikimine ve süreçlerine uyum getirin.

Bilgi Bankası 2.0 Nedir?

Bir şirketin bilgisine erişmenin mükemmel bir yoludur, Easy Project'e entegre edilmiştir ve belgeleri, kılavuzları, süreçleri, kalite yönetimini ve bir kuruluş içinde bilgiyi sürdürmek için diğer ihtiyaçları düzenlemek ve ölçeklendirmek için güçlü bir araç seti sunar.

DEVAMINI OKU


onu nasıl yarattık

  • meydan okuma neydi: Easy Software'de, dahili bilgiyi paylaşmaya yönelik mevcut çözüm, artan bilgi karmaşıklığı nedeniyle artık yeterli değildi. Makaleleri kategorize etmek yeterli değildi.
  • İhtiyacımız olan şey: Mümkün olduğunca Easy Project'e bağlı özel bir uygulama arıyorduk. Kesinlikle açık kaynak olmalıdır çünkü onu destekliyoruz ve Easy Project'in kendisi de açık kaynaklı bir yazılımdır.
  • Hangi çözümü seçtik: BlueSpice, gereksinimlerimiz için mükemmel bir seçimdi. Uyarlanabilirlik ve Easy Project ile sorunsuz entegrasyon sağlayan açık kaynaklı bir wiki aracıdır.


Göç nasıl gerçekleşti

Önceki Bilgi Tabanımızda yeni çözüme aktarılması gereken önemli verilerimiz vardı. keşfetmek için okumaya devam edin Sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi için kullandığımız yedi adım:


1. Orijinal Bilgi Bankasındaki verileri temizleme – geçişten önce başlayın. Tüm makaleleri "son güncelleme" tarihine göre sıralamanızı ve en eskiden itibaren gitmenizi öneririz.

    • En üstteki birçok makalenin kolayca silinebileceğini göreceksiniz.
    • Diğerlerini "incelenmek üzere" adlı belirli bir kategoriye koyarsınız - onları daha sonra güncelleyeceksiniz
    • Bazıları hemen güncellenebilir
    • Gerisi olduğu gibi kalabilir

İki ipucu daha:

    • If Daha fazla insan olacak makaleleri gözden geçirmek, onları bir şekilde etiketlemek veya özel bir alan ayarlamak iyi bir fikir olabilir - örneğin, "İncelendi".
    • Makalelerin başlıklarını da kontrol edin. Sorunlu semboller içeriyorlarsa taşıma sırasında sorunlara neden olabilirler. İşte mediawiki.org hakkında bazı ipuçları hakkında sayfa başlıkları ve Yasal Unvan Karakterleri.

DEVAMINI OKU


2. Bilgi Bankası 2.0'ı yükleyin – özelliğin teknik sunumu. Easy Cloud üzerinde çalıştığımız için neredeyse otomatik olarak yapıldı.


3. Bazı test geçişleri yapın – sonuçtan emin değildik, bu yüzden bir test geçişi yaptık

    • Sayfa başlıklarını, içerik biçimlendirmesini (başlıklar, paragraflar, bağlantılar ve resimler) ve kategorileri kontrol ettik.
    • Ne kadar süreceğini kontrol ettik (taşınacak 900'den fazla makalemiz vardı)
    • Test geçişinden elde ettiğimiz bulgulara dayanarak orijinal Bilgi Bankasının içeriğinde gerekli değişiklikleri yaptık
    • Bilgi Bankası 2.0 uygulamasını “yeniledik” – tüm verileri kaldırdık


4. kullanıcılarımıza bilgi

    • Onlara üretim geçiş tarihi hakkında bilgi verdik = bu saatten sonra birincil bilgi kaynağı Bilgi Bankası 2.0'dır. Bu süreden sonra, kullanıcılar orijinal makalelere yalnızca salt okunur erişime sahip olacak (yalnızca referans ve karşılaştırma amacıyla), şimdi ve daha önce nasıl göründüklerine
    • Birkaç tur kullanıcı eğitimi ve yönetici becerileri geliştirmeleri düzenledik


5. Üretim ithalatı

    • Butona tıklayacağımız gün geldi ve taşıma çalıştırıldı.
    • İlk kontrolümüzden sonra, orijinal Bilgi Bankasındaki tüm rollerin izinlerini salt okunur moda indirdik.

Geçiş sürecini görün


6. Dahili destek

    • Bazı iş arkadaşlarımızı ve Microsoft Teams'de kullanıcılarımızın Bilgi Bankası 2.0'ın işleyişi hakkında soru sorabilecekleri bir kanal belirledik.
    • Geçişten sonra üretimde bazı sorunlar bulundu. Orijinali hâlâ aktif olduğundan, her sorunu buna göre çözebildik.


7. Orijinal Bilgi Bankasını devre dışı bırak

    • Yaklaşık 6 hafta sonra, dahili destek talepleri ortadan kalktı
    • Easy Project uygulamamızdan orijinal Bilgi Bankasını devre dışı bıraktık
    • Eklentiyi kaldırmadan önce bir yedekleme yapmanızı öneririz.


Şirket değişikliği nasıl kabul etti?

Bir organizasyondaki her değişiklik, tamamen kabullenmek için biraz zaman. Başlangıçlar en zorudur, bu yüzden kullanıcılarımıza yeni sistemin faydalarını sürekli hatırlatmak zorundayız.

Bilgi Tabanı 2.0 durumunda ve bariz olanı, eğer bir şey bilmiyorsanız, önce aramayı deneyin (kenar çubuğundaki ampul). Sonuçları yalnızca makalenin başlığı biçiminde değil (orijinal Bilgi Bankasında olduğu gibi), aynı zamanda ilk bakışta sayfaların gerçek içeriğinde de göreceksiniz => olmadan bir yanıt alma şansınız yüksektir. başka bir yere gitmek zorunda olmak.

ne zaman kullanıcı istenen bilgiyi basit ve hızlı bir şekilde bulur bilgisini başkalarıyla paylaşmaya daha yatkındırlar. geri dön iyilik ve duygu.


Uygulama nasıl ilerledi?

Kategoriler

Onlar orijinal Bilgi Bankasından içe aktarıldı, bu harika. Ancak yapı (kategoriler ve alt kategoriler) teknik olarak içe aktarılamadı. Yaptığımız ilk şey, sayfaların düzenlendiği kategorileri gözden geçirmek oldu.

İle başladık 3 ana “boyut” kategorilerin

  • Seyirci – sayfa kimin için en yararlı – gibi birden fazla seçeneğe izin verilir
    • Satış
    • gelişme
    • Pazarlama
    • Herkes
  • Döküman tipi – ne tür bilgilerin paylaşıldığı. Sonunda, her türün kendi şablonu olacak, böylece hepsi standart görünecek. En iyi uygulama, her sayfada yalnızca bir belge türü.
    • Politika
    • Nasıl
    • süreç
    • Eğitim notları ve kayıtları
  • Konu - sayfa ne hakkında? Şirkette pek çok konu olduğu için bu yapı daha derine inebilir. Konu kategorisine sayfa eklemek isteğe bağlıdır - uygun bir kategori yoksa gerekli değildir.
    • PLATFORM
      • Temel özellikler
      • Kaynak yönetimi
      • Yardım Masası
      • çevik kurulu
    • Altyapı
      • bulut
      • sunucu
      • Hibrit çözüm
    • Dahili BT
      • takımlar
      • Görünüm
      • donanım
      • Paylaşılan Donanım
      • Bireysel HW

Her editör yeni kategoriler oluşturabileceğinden, aylık revizyonlar böylece çok fazla belirsiz tek kullanımlık kategori yaratılmadı, yapı çılgına dönmesin diye bir nevi toparlandı.


Bilgi tabanında şirket süreçleri.



Gezinme sayfaları

Kullanıcıların şunları yapabilmesi önemlidir: yeni uygulamada iyi gezinin. Navigasyon için doğal bir öğe, Ana menü, kısmen özelleştirilebilir. Yararlı bir ek seçenek, anasayfaOkurları ağırlayan , Bilgi Bankası 2.0 için en iyi uygulamalar hakkındaki makaleye bağlantılar ve şirketimizde departmanlara ayrılmış sayfalara bağlantılar.

Örneğin, Pazarlama üzerine tıklandığında, kullanıcı göz atmak için Pazarlama sayfalarının dizinine yönlendirilecektir. Ayrıca, yalnızca o departmanla ilgili olan ek bilgiler de içerir.

Diğer sıralama kriterleri (Ürün bilgisi veya Genel Şirket politikaları gibi) için gezinme sayfalarını kullanmayı düşünüyoruz.


Gezinme menüsü ile ilk katılım sayfası.



Adım adım

Kategorilerinizi ve gezinme sayfalarınızı ayarladıktan sonra, kullanıcılar zaten içinde çalışabilir. Olabilir baştan biraz dağınık görünüyor, bu yüzden birkaç tane belirledik yöneticiler, bir düzenin yerine getirildiğini denetleyen.

Biz olmuştur Bilgi Bankası 2.0'ı birkaç aydır kullanıyorumve henüz yeni başlıyoruz. Tüm kullanıcıların (deneyimi ne olursa olsun) ezbere bildiği mükemmel bir şekilde organize edilmiş ve standart hale getirilmiş ideal bir wiki durumundan çok uzakta olduğumuzun farkındayız.

Bilgi tabanını kademeli olarak büyütmenin, kullanıcılarımızın anlamak için çok çalışmak zorunda kalacağı bir sistemi hazırlamak için aylar harcayacağımızdan daha iyi bir şekilde benimsemek için etkileşimli kullanıcılarınız tarafından organik olarak.

Tavsiyemiz yakından kullanıcıların nasıl olduğunu gözlemleyin kullanıyor ve sayfa şablonları, tipografi kuralları vb. gibi daha kesin kurumsal yapılandırmaları uygulamaya yönelik küçük ve artan adımlar atıyor. nasıl ilgili herkese fayda sağlar.


Sonuç

Geçiş ve uygulama sürecini başarıyla tamamladık ve şimdi liderliğimizi takip etme sırası sizde. Yukarıdaki ipuçlarını kullanarak ve ilham alarak, herhangi bir şirket kendi benzersiz Bilgi Bankası 2.0 sürümünü uygulayabilir ve değerli bilgilerini koruyabilir.

Ücretsiz dene

Modern bir proje yöneticisi için hepsi bir arada yazılım? Kolay.

Tek bir yazılımda mükemmel proje planlaması, yönetimi ve kontrolü için tüm güçlü araçları edinin.

30 günlük ücretsiz deneme sürümünde Easy Project'i deneyin

Coğrafi konumunuzda tam özellikler, SSL korumalı, günlük yedeklemeler