Sıfırdan bir PMO nasıl oluşturulur?

PMO (proje yönetim ofisi) nedir?

Bir Proje Yönetim Ofisi, başarılı bir organizasyonun önemli bir bileşenidir. olarak hizmet vermektedir herkes için merkezi merkez proje yönetimi faaliyetleri, proje yöneticilerine ve ekiplerine destek, rehberlik ve kaynak sağlamak.

Proje yönetim standartlarının oluşturulmasından, proje yöneticilerine eğitim ve destek sağlanmasından ve projelerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasına yardımcı olmaktan sorumludur. Ancak PMO'nun rolü çeşitli şirketlerde farklı olabilir amaçlarına ve ihtiyaçlarına göre değişir.

En yaygın PMO türleri nelerdir?

Bir PYO oluşturmadan önce, farklı türler hakkında bilgi edinin böylece yapabilirsiniz şirketiniz için doğru olanı seçin. Bazıları birbirine karıştırılarak bir başkasını oluşturan çeşitli türler vardır - bunlar kurumsal ihtiyaçlar, hedefler ve kaynaklar tarafından tanımlanır.

1. PMO Direktifi: Bu tip PMO şunlardan sorumludur: PM standartlarını uygulamak ve kuruluş genelindeki süreçler. Ayrıca proje yöneticilerine rehberlik ve destek sağlayabilir, ancak karar verme yetkisi yoktur Proje ekipleri adına.
2. destekleyici PYO: sağlar destek ve kaynaklar proje yöneticilerine, ancak karar verme veya standartları uygulama yetkisine sahip değildir. Birincil rolü, proje yöneticilerine projelerinin planlanması ve yürütülmesinde yardımcı olmaktır.
3. İşbirlikçi PYO: Bu, projelerin sorunsuz olduğundan emin olmak için proje yöneticileriyle yakın bir şekilde çalışır. kuruluşun genel stratejik hedefleriyle uyumlu. Ayrıca, proje ekiplerine rehberlik ve tavsiyeler sağlayarak daha danışma rolüne sahip olabilir.
4. Etkinleştirme PMO'su: Odaklanmak araçları, kaynakları ve desteği sağlamak proje yöneticilerinin projelerini başarılı bir şekilde teslim etmeleri için gereklidir. Ayrıca, proje yöneticilerinin becerilerini geliştirmelerine yardımcı olacak eğitim ve gelişim fırsatları da sağlayabilir.
5. stratejik PYO: Bu PMO türü şunlardan sorumludur: kuruluşun projelerini genel stratejisi ve hedefleriyle uyumlu hale getirmek. Şunlardan da sorumlu olabilir: portföy yönetimi ve yeni proje fırsatlarının belirlenmesi.

Başlamak için iyi bir zaman ne zaman?

Eh, var herkese uyan tek bir cevap yok bir PMO oluşturmak için doğru zaman ne zamandır? Bir kuruluşun, onlar hakkında karar vermeden önce ihtiyaçlarını ve kaynaklarını dikkatlice değerlendirmesi önemlidir. Fakat, bazı işaretler gösterebilir bu PMO oluşturmak için doğru zaman. Kuruluşunuzda bu sorunlardan bazılarını fark ettiniz mi?

• Tutarsız proje yönetimi uygulamaları: Bir PYO, farklı projeleri yönetmek için standart süreçler ve prosedürler oluşturmaya yardımcı olabilir.
• Merkezi gözetim olmadan birden fazla proje: Kuruluşunuz yönetiyorsa birçok farklı proje merkezi bir gözetim veya koordinasyon olmaksızın, bir PYO bu gözetimin sağlanmasına ve projelerin kuruluşun genel amaç ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamaya yardımcı olur.
• Paydaşları yönetmede zorluk: Kuruluşunuz paydaşları yönetmekte ve onların beklentilerini karşılamakta güçlük çekiyorsa, bir PYO paydaş katılımını ve iletişimini iyileştirmeye yardımcı olabilir.
• Proje teslimi ile ilgili zorluklar: Kuruluşunuz, projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etme konusunda sorunlar yaşıyorsa, bir PMO, bu zorlukların temel nedenlerini belirlemenize ve ele almanıza yardımcı olabilir.

"PYO'muzu geçen yıl oluşturduk. Bir yıl sonra, projelerin şeffaf takibi, belirlenen yapı ve süreçler ve doğrudan Easy Project'teki birleşik raporlama sayesinde, gereksiz ve uzun durum güncellemeleriyle Proje Ofisi toplantılarında zaman kaybetmeyin ve biz yapabiliriz kaydedilen zamanı harcamak ağırlıklı olarak projelerde Yani plana göre çalışmıyor. Onlara stratejik olarak bakabilir ve ilerlemelerini optimize ederek başarılı bir şekilde yönetebiliriz. Ve plana göre yürütülen projelerde, tamamlanmalarını daha da fazla kutluyoruz."

Jan Řeřicha, PYO Başkanı, Easy Software

Başlama zamanı! Ama nasıl?

İlk proje yönetim ofisinizi kurmak korkutucu bir görev gibi gelebilir, ancak doğru adımları izlerseniz ve sürecin biraz zaman alabileceğini aklınızda tutarsanız, gerçekte o kadar da zorlayıcı olmak zorunda değildir.

İşte yedi adım istersen takip et başlamak:

1. PYO'nun amacını, türünü ve kapsamını tanımlayın: Neden bir PYO kurmak istediğinizi ve bunun hangi özel işlevlere hizmet edeceğini belirleyin.
2. Kuruluşunuzdaki proje yönetiminin mevcut durumunu değerlendirin: Mevcut proje yönetimi uygulamalarınızın güçlü ve zayıf yanlarını tanımlayın ve bu sayede hangi iyileştirmelerin yapılabileceğini belirleyin. bir PMO'nun kurulması.
3. PYO için bir plan geliştirin: Yapısı, kadrosu, kaynakları ve bütçesi dahil olmak üzere PYO için ayrıntılı bir plan oluşturun. Bu plan, kuruluşunuzun genel amaç ve hedefleriyle uyumlu olmalıdır.
4. Planı paydaşlara iletin: PMO planını ilgili paydaşlarla paylaşın ve onların girdilerini ve katılımlarını isteyin. Bu, PMO'nun başarılı olmak için ihtiyaç duyduğu desteğe sahip olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
5. PMO'yu uygulayın: Personel işe alma, kaynak tahsis etme ve süreç ve prosedürler oluşturma dahil olmak üzere PMO planını eyleme geçirin.
6. Süreçler ve iletişim kurmak: Proje yönetimi, iletişim ve karar verme yönergeleri de dahil olmak üzere, PYO'ya yönelik net süreçler ve prosedürler başarılı olmak için önemlidir. Herkesin PMO faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olmasını ve güncel bilgilere sahip olmasını sağlamak için hem iç hem de dış paydaşlar dahil olmak üzere PMO için etkili iletişim kanalları oluşturmak da iyi bir yoldur.
7. PMO'yu izleyin ve değerlendirin: PYO'nun performansını düzenli olarak gözden geçirin ve kuruluşun ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için gereken ayarlamaları yapın.

Bir PMO şirketiniz için doğru mu?

bir proje yönetim ofisi size uygun değilseHâlâ kuruluşunuzun bir PMO oluşturması gerekip gerekmediğini merak mı ediyorsunuz? O zaman size bir ipucu verecek bazı faktörlere bakmanın tam zamanı. bir proje yönetim ofisi size uygun değilse.

• Ücret: Bir PMO kurmak, ek personel alımı, kaynak tahsisi ve teknoloji ile altyapıya yatırım gerektirebileceğinden maliyetli olabilir. Bir kuruluşun bir PMO'yu desteklemek için bütçesi veya kaynakları yoksa, bir PMO oluşturmamayı tercih edebilir.
• Birkaç proje: Bir kuruluşun yalnızca birkaç projesi varsa ve bunları merkezi bir gözetim organı olmadan etkili bir şekilde yönetebiliyorsa, bir PYO gerekli olmayabilir.
• Destek eksikliği: Yönetim veya proje yöneticileri gibi kilit paydaşların desteğine sahip olmayan bir PMO başarılı olmayabilir.
• karmaşa: Bir PYO, bir kuruluşun yapısına karmaşıklık katabilir ve yeni süreçlerin ve prosedürlerin geliştirilmesini gerektirebilir. Bir kuruluş zaten verimli ve etkili bir şekilde çalışıyorsa, bir PYO eklemek gerekli olmayabilir.

Sonuç

Etkili PMO, projelerinizi sorunsuz bir şekilde yürütmenize yardımcı olabilir, ekip işbirliğinizi geliştirir ve hedeflere daha kolay ulaşmanızı sağlar. PYO'nuzun en başından itibaren mükemmel olmadığını düşünüyorsanız, cesaretiniz kırılmasın, ekibinizin ihtiyaçlarına göre ayarlamak zaman alır. Birden fazla ekibi ve tek ürünü olan bir işletmeyseniz modern bir proje portföy yönetimi aracına ihtiyacınız olacağını unutmayın etkili bir PMO oluşturmak için. Easy Project'i Keşfedin – PMO uygulamanızı çok daha hızlı ve kolay hale getirecek eksiksiz bir PPM çözümü!