Easy Project ile Müşteri Hizmetleri Nasıl Otomatikleştirilir

Herhangi bir işletmenin sahibi olarak, hangi ölçekte faaliyet gösteriyor olursanız olun, müşteri hizmetleri temel önceliklerinizden biri olmalıdır ve mevcut ve potansiyel müşterilerinize mümkün olan en etkili şekilde yardım ve rehberlik edilmesini sağlamalısınız.

Otomatik Müşteri Hizmetleri Nedir ve Neden Önemlidir?

Bunu söyledikten sonra, müşteri hizmetlerinin aldatıcı olduğunu ve bunu doğru yapmak göründüğü kadar kolay olmadığını anlamak da önemlidir. İlk olarak, insan odaklı müşteri hizmetleri çerçevelerinin en verimlisi bile çökebilir yardıma ihtiyaç duyan insanların aşırı yüklenmesi, zorlu durumlar ve sürekli zaman baskısı nedeniyle müşteri hizmetleri personeli arasında yorgunluk, asabiyet ve karar verme becerilerinde bozulma gibi çeşitli sonuçlara yol açar.

İşte burada otomatik müşteri hizmetleri devreye giriyor. Otomatik müşteri hizmetleri, dijital teknolojilerin kullanımı ve dahil edilmesi anlamına gelir ve müşteri hizmetleri sürecinizde işlev görür, insan katılımı unsurunu azaltmak ve müşteri hizmetleri çerçevenizi daha güvenilir ve güvenilir kılmak için.

Easy Project'te Yardım Masası

Müşteri Hizmetlerini Otomatikleştirme Nedenleri

İşletmenizin/projenizin müşteri hizmetlerinin otomasyonuna yatırım yapmak, pişman olmayacağınız bir şeydir ve hem kısa hem de uzun vadede her zaman karşılığını verir. İşte onunla ilişkili faydalar.

1. Gün Boyunca Canlı Destek

Müşteriler, sorgularının yanıtlanması için mesai saatlerine uymaktan nefret eder ve bu onlar için bir anlaşma kırıcı olabilir. Bu, insan odaklı müşteri hizmetlerinde bir kısıtlama olsa da, mevcut ve potansiyel müşterilerinizin yardım ve sorularına yanıt almalarını kolayca sağlayabilirsiniz. XNUMX saat çalışan otomatik müşteri hizmetleri aracılığıyla.

Zendesk'e göre ezici Müşterilerin% 89'u ilk sorgulamalarına hızlı yanıt vermenin önemli olduğunu düşünüyor, bu yalnızca otomatik müşteri hizmetleri ile mümkündür.

2. Azalan İşletme Maliyetleri

Müşteri hizmetlerini otomatikleştirmek, yazılımı/donanımı almak ve eğitim sağlamak için tek seferlik bir yatırım gerektirir, ancak hepsi bu kadar. Yapabilirsiniz müşteri hizmetleriyle ilişkili işletme giderlerinizi azaltın otomasyonu seçerek önemli ölçüde.

3. Hızlı Tepki Süresi

Elbette otomatik müşteri hizmetleri, bekleme ve yanıt süresini kısaltın büyük ölçüde, bir müşteriye ulaşma şansınızı artırır.

4. Güvenilirlik

Soruları yanıtlama ve temel yardım sağlama gibi monoton görevler için teknoloji son derece güvenilirdir ve otomatik sisteminizin bu görevleri çok kısa bir sürede gerçekleştirmesini bekleyebilirsiniz. minimum hata veya hata ile sorunsuz bir şekilde.

5. Müşterilerin Konforu

Müşteriler, sorgularını iletmek için otomatik sistemlerle iletişimde genellikle daha rahattır, bu da onların daha fazla soru sormalarına ve sorularını / endişelerini ele almalarına olanak tanır.

6. Daha Az Bağımlılık

Müşteri hizmetleri süreçlerindeki bağımlılıklar son derece yıkıcı olabilir ve tüm süreci yavaşlatabilir müşteri hizmetleri zinciri. Neyse ki, otomatikleştirilmiş müşteri hizmetleri bağımlılıkları en aza indirerek süreçleri daha hızlı ve sorunsuz hale getirir.

Easy Project'te Yardım Masası

Kolay Proje Yardım Masası Nasıl Kurulur

Müşteri hizmetlerini otomatikleştirmek için, gereksinimlerinize uygun bir yazılıma ve Kolay Proje proje yönetimi aracı kullanabileceğiniz bir programdır ve bir Easy Project yardım masası kurmak oldukça basittir.

1. Yardım Masasına Proje Ekle

Başlangıç ​​olarak, bir Yardım Masası kurmadan önce, daha sonra yapacağınız temel bir proje oluşturmanız gerekecektir. HelpDesk'e ekle. Mevcut projelerin listesini görüntüleyebilir ve verilen seçeneği kullanarak istediğinizi HelpDesk'e ekleyebilirsiniz. HelpDesk'e bir proje ekledikten sonra HelpDesk'in ayarları görünecektir.

2. Varsayılan Posta Kutusunu Ayarlayın ve Yapılandırın

Ardından, adresine giderek varsayılan bir posta kutusu oluşturabilirsiniz. Yönetim >> Yardım Masası >> Tüm posta kutuları >> Posta kutusu ekle. Bu, aralıklar ve posta kutusu ayarları gibi ayarları yapılandırabileceğiniz bir panel açar. Tamamlandığında, posta kutusu ayarlarda görünecektir ve bir posta kutusuna bir proje atayabilirsiniz.

3. Varsayılan Görev Türünü Seçin

Easy Project ayrıca HelpDesk biletleri için varsayılan bir görev türü seçmenize, açılır menüden bir görevli seçmenize ve iş arkadaşları eklemenize olanak tanır. Bir atanan seçip iş arkadaşları ekleyerek şunları yapabilirsiniz: kendi alanlarına giren sorunları çözmek için en uygun kişileri yerleştirdiğinizden emin olun, genel verimliliği artırmak.

Daha sonra, sözleşme saatleri (aylık), kalan saatler, toplu başlangıç ​​tarihi ve toplu dönem. Aynı HelpDesk ayarlar paneli, bu projeyi dolduracak etki alanını/e-postayı/anahtar kelimeleri tanımlamanıza da izin verir. Bu işlev, belirli bir etki alanıyla ilgili tüm gelen mesajları aynı yerde toplamak ve yanıt döngüsünü daha verimli hale getirmek için son derece kullanışlıdır.

4. SLA'yı izleyin 

Destek taleplerinin etkin bir şekilde çözümlenmesini sağlamak için, yanıt verilecek saatleri, çözülecek saatleri, öncelik düzeyini ve SLA çalışma saatlerini ince ayar yaparak hizmet düzeyi sözleşmesi (SLA) ayarlarını da yapılandırabilir misiniz? Etkili önceliklendirme sayesinde, zamana duyarlı konular hızlı bir şekilde çözülür ve daha az önemli sorunları ilk önce ele almak için kritik zaman kaybetmezsiniz.

SLA ölçümlerini takip etmek, müşteri hizmetleri ekibinizin performansını analiz etmenize izin verdiği için son derece önemli olabilir. tutarsızlıkları belirlemek en kısa zamanda düzeltici eylemde bulunun.

Düşünceler ve Sonuç

Müşteri hizmetlerinizi otomatikleştirirken kesinlikle genel operasyonlar daha verimli ve son derece güvenilir, müşteri hizmetlerini otomatikleştirmenin, süreçleri ve sonuçları düzenli aralıklarla gözlemlemenizi ve izlemenizi gerektiren devam eden bir süreç olduğunu anlamak da önemlidir. tüm çerçeve sorunsuz çalışıyor.

Ayrıca yeni tanıtmanız gerekebilir fonksiyonlar ve önlemler İhtiyaçları tamamen işinizin/projenizin türüne ve hedeflerinize bağlı olan süreçleri daha da optimize etmek.

Ayrıca, olumlu otomatikleştirilmiş müşteri hizmetlerinin tüm işinizi / projenizi ne kadar etkileyebileceği de şunlara bağlıdır: tüm kanal setini ve ilgili öğeleri ne kadar iyi entegre edersiniz. Süreçlerinizde operasyonel bir karmaşa ve darboğazdan kaçınmak için, çalışanlarınızın yanı sıra teknolojiler de sisteme entegre edilmelidir.