Yeni Bir Proje mi Yönetiyorsunuz? Başlamadan Önce Bu 11 Soruyu Cevaplayın

1. Projenin amacı nedir?

Bu sorunun daha fazla yorumu var, ilk yorum tamamen pratik. Projenin nihai sonucu ne olmalıdır? Vakaların çoğunda, yalnızca bir sonuç değil, birkaç aşamaya yayılmış çok sayıda çıktı vardır. İlk soruya cevap olarak, basit bir çıktı listesi yeterlidir. Ve teslim edilmesi beklenen çıktılar bir Kontrol Listesi proje boyunca.

2. Projenin gerçek amacı nedir?

İkinci yorum biraz daha karmaşık ama aynı zamanda daha önemli. Projenin amacı sonucun kendisi değil, sonucun sahip olması gereken etkidir. Yeni bir web sitesi mi tasarlıyorsunuz? Müşteri web sitesinden ne bekliyor? Başarıyı nasıl ölçeceksiniz? Hangi vizyonu takip etmelisiniz? Ekibinizle bu soruların yanıtlarını bulunve tüm proje boyunca hafızada saklayın.

3. Projenin amacı ne DEĞİLDİR?

Ayar kadar önemli projenin hedefleri, aynı zamanda projenin amacının OLMAYACAĞININ bir açıklamasıdır. Çıktıları açıklığa kavuşturduktan sonra, projenin her bir bölümünü ayrı ayrı düşünmeniz ve projenin her bölümünün teslimatından sorumlu olan karşı tarafla çapraz kontrol yapmanız tavsiye edilir. Benzer şekilde, müşteri ile projenin etkisine ilişkin beklentilerini tartışmak ve gerçekçi olmayan beklentileri ortadan kaldırmaya çalışmak tavsiye edilir. Bu, olası anlaşmazlıklardan ve planlanmamış ekstra çalışmalardan kaçınmanın en iyi yoludur.

4. Ne kadar zamanımız var?

Projenizin önceden belirlenmiş bir son tarihi olması muhtemeldir. Ve teslim tarihlerinin tekrar tekrar ertelendiği bir dizi projeyi kesinlikle başarmış olsanız bile, yine de teslim tarihlerini ciddiye almalısınız. Son teslim tarihleri, projenin zaman çizelgesini ve dolayısıyla projenin çalışma çerçevesini anlamanın anahtarıdır. İyi düşünülmüş bir son tarih belirlemek, projeyi yönetmek için uygun bir strateji seçmenize yardımcı olacaktır. Her ne kadar bazıları tarihler oldukça esnektir, ideal olarak ekibinizle ilerlemeyi takip etmenize olanak tanıyan alt adımlar dahil olmak üzere en azından dahili son tarihler belirlemek gerekir.

5. Gerçek müşteri kimdir?

Daha önce daha büyük bir şirkete proje teslim etmiş olanlarınız, daha önce hiç duymadığınız kişilerin projenin son aşamasında teslimatların yönleri ve şekli hakkında yorum yapmaya başladıkları bir durum yaşamışsınızdır. Bu kesinlikle yanlış değil, çoğunlukla bir iç politika meselesi ve daha büyük şirketler için bu sadece yaygın bir prosedür. Ancak optimal bir durumda, birinin projenin bitiminden bir hafta önce büyük değişiklikler istediği durumlardan kaçınmak istersiniz. Projeye dahil edilmesi gereken karşı tarafla projenin en başında netleştirin. karar verme süreci ve katılımcı sayısını sınırlamaya çalışın.

6. İrtibat kişiniz kimdir?

Diğerlerinin yanı sıra, irtibat görevlisinin kim olduğunu karşı tarafla netleştirmek gerekir. Muhtemelen bu, sürekli proje iletişimi içinde olduğunuz kişi olacaktır. Ancak, acil bir durumda ve geçici bir karar durumunda, onlardan sorumlu olanın bu kişi olup olmadığını kontrol etmek önemlidir. Ve bu noktaları netleştirirken, hangisinin iletişim şekli (e-posta, WhatsApp, aramalar) bu kişi tercih ediyor.

7. Projede kim çalışıyor?

Bu ideal olarak açık olmalıdır. Proje yönetimine zaten aşina iseniz, bu soruyu kendiniz kolayca çözebilirsiniz. Tanımadığınız bir ekiple daha önce başlamış bir projeye katılıyorsanız daha karmaşık olabilir. Ama burada bile diğerlerini kolayca yakalayabilirsiniz. Öncelikle neye odaklanmalısınız? Gerekli becerilere, deneyime ve yeterli zamana sahip olup olmadıklarına bakılmaksızın her bir kişinin atanmasına odaklanmalısınız. Daha sonra, yap fazladan kaynak ayırmak ve yeterli beceri / deneyim / zaman ayrılmadığını düşünüyorsanız destekleyin.

8. İzleyici kimdir?

Bir projeyi yönetirken, müşterinin veya diğer karşı tarafın isteklerini her ne pahasına olursa olsun karşılama eğiliminde olduğumuz kolayca gerçekleşebilir. Ancak istekleri her zaman hedef kitlenin ihtiyaçlarını karşılamamaktadır ve bu ihtiyaçların karşılanması 2. soruda belirtildiği gibi projenin hedeflerine ulaşılmasına yol açmayacaktır. Bu nedenle, bir proje teslim ederken unutmayın, siz veya ekibiniz, hedef kitle. Ve bazen yel değirmenleriyle savaşmak gibi gelse bile, müşterinize aynı soruyu sorun.

9. Neye ihtiyacımız var?

Siz ve ekibiniz gerekli tüm araçlara sahip misiniz? Bu faktörün dahi üzerinde düşünülmesi ve gerekirse gerekli teknolojinin sağlanması gerekmektedir. Her şey ile başlar doğru proje yönetimi yazılımı beta test tesisine. Elinizde her şey var mı, yoksa bu vesileyle satın almak için bir şeye mi ihtiyacınız olacak?

10. Bunu daha önce yapan oldu mu?

Burada hem daha dar hem de daha geniş anlamda konuşuyoruz. Projeniz, şirketin daha önce yaptığı bir şeyle sonuçlanıyor mu? Rakip kuruluşların ürününüze/projenize benzer bir özelliği var mı? Başka bir pazarda böyle bir şey var mı? Yoksa başka bir kıtada mı? Mümkün olan her yerde ilham kaynağı, şablonlar ve örnekler arayın. Yenilik yapmak istiyorsanız, bu harika ama bisikleti yeniden icat etmeye gerek yok.

11. Önümüzde ne var?

Engellerle ilgili sorun, onları tahmin etmenin çoğunlukla imkansız olmasıdır. Ancak bir sonraki projeye geçmeden önce, en azından bir düşünce alıştırması olarak deneyin. Hakkında düşün geçmiş projeler ve bu sefer neyin yanlış gidebileceğini ve başarılı bir şekilde tamamlama yolunu kaybetmemize neyin neden olabileceğini düşünün. Ve bu tür sorunları çözmekten kimin sorumlu olacağını ve bunları nasıl ele alması gerektiğini düşünün.

Sonunda son tavsiyenin sonunda, bu 11 sorunun projenin başında sorulması gerekiyor. Ancak, projenin çeşitli yönleri aniden değiştirilebileceğinden, tekrar tekrar sorular oluşturun ve güncelleyin durum öyle isterse.