3 Gerçek Bir Kıdemli Proje Yöneticisi Olmak İçin Ustalaşmanız Gereken En İyi PM Araçları

WBS (İş Kırılım Yapısı): Projenizi bir zihin haritası olarak görmekten yararlanın

Her şeyin çok fazla olduğu günlerden kaçınamazsınız. Ancak bununla, bir Proje Yöneticisi için bir tür terapi olan WBS ile zarif bir şekilde başa çıkabilirsiniz.

Her şey, büyük bir projeyi yönetilebilir parçalara, yani çıktılara dönüştürmek için bir zihin haritası kullanmakla ilgilidir. Doğru şekilde yapıldığında, öncelikler açıktır ve gerçekten önemli olana odaklanacağınızdan emin olabilirsiniz. Ayrıca, projenin görevlerini (Gantt Grafiği) ve kaynaklarını (Kaynak Yönetiminde) planlamaya hazır olacaksınız.

İpucu 1: Projeyi katılan herkesin yardımıyla ayrıştırın, böylece iş akışında ani boşluklardan kaçınmış olursunuz. WBS'niz hazır olur olmaz, tüm ekip üyeleri buna erişebilmeli ve yazdıklarını kabul etmelidir.

İpucu 2: Proje yönetimi bazen gürültülü bir görevler pazarına dönüşebilir. Ancak projenizi ayrıştırırken çok fazla ayrıntıya girmekten kaçınırsanız, net bir çıktı listesi alırsınız. Aşağıdaki alt görevler daha sonra Gantt Grafiğinde planlanacaktır.

Kaynak Yönetimi: İnsanların işlerini sevmelerini sağlayın

Ortalama proje yöneticilerinin yaptığı en yaygın hata nedir? Basitçe temel bir Koruyucu Bakım aracını görmezden geliyor - Kaynak Yönetimi.

İşte sorunların başladığı yer burasıdır - kapasiteler planlanmaz ancak tahmin edilir ve teslim edilecekler "emin olmaktan" çok "umut etmek" ile ilgilidir. Kaynak Yönetimi ile çalışmak, doğru kaynakların (kişilerin) yapılabilir bir sürede belirli sonuçlar verecek şekilde planlanması için kapasitelerin optimize edilmesi anlamına gelir. Hazır olduğunuzda, Gantt Grafiğinde görevleri planlamaya başlayabilirsiniz.

İpucu 1: Bireyselliği hesaba katın! Ekip üyelerinizin çalışma tarzını bilmeden, zamanlarını doğru planlayamazsınız. Ancak bunu yaparsanız, gereksiz boşluklardan veya gecikmelerden kaçınırsınız.

İpucu 2: İnsanlara yer bırakın! Kaynaklarınızı tam zamanlı görevler için planlamayın (örn. günde 8 saat). Aksi takdirde, herkesin bitkin ve yanmış olmasıyla sonuçlanabilirsiniz. Fazladan zaman ayırırsanız, daha sonra dürüst olmak gerekirse işimizin bir parçası olan beklenmedik bir sorunu çözmek için kullanabilirsiniz.

Easy Project'te Yeni Kaynak Raporları

Gantt şeması: Neyin ve ne zaman yapılması gerektiğine ilişkin büyük resmi görün

Bazen nasıl gittiğine net bir şekilde bakmak için projelerden uzaklaşmanız gerekir - bu Gantt Grafiğinin zamanıdır.

Projenizin görevleri ile onu bitirmeniz gereken zaman arasındaki ilişkiyi görselleştirmenize yardımcı olur. Ve şimdi hangi görevlerin yapılması gerektiğini ve neyin bekleyebileceğini açıkça görmek ne kadar şaşırtıcı!

İpucu 1: İlk olarak, projenizin içerdiği ana görevleri ve bunları tamamlamak için gereken yaklaşık süreyi öğrenin. Ardından iş akışı sürecini görselleştirmek için Gantt Grafiği'ni kullanın. Ekstra bir bonus olarak, riskleri ve olası çatışmaları göreceksiniz, böylece daha iyi öncelik verebilirsiniz.

İpucu 2: Herkesi dahil edin! Gantt Grafiği belirli görevlerin hem zaman tahminini hem de önemini gösterdiğinden, ekibinizin oturum açmasına ve görmesine izin verin. Böylece ekip üyelerinin projedeki birbirlerinin rolünü anlamaları daha kolay olur.

Sonuç

Zamandan ve enerjiden gerçekten tasarruf etmek ve tüm proje iş akışını daha sorunsuz hale getirmek için en iyi PM araçlarını kullanmanızı öneririz – İDA, Kaynak yönetimi, ve Gantt şeması – tek bir platformda birlikte. Yeni ve yeni programlar ve pencereler açmanıza gerek kalmadan kendinizi çok daha iyi hissedeceksiniz. Bak, bizim kolay Projesi artık ilk 30 gün için ücretsizdir ve şunları yapmanıza olanak tanır:

➔ WBS Aracını kullanarak projenizi daha küçük adımlara ayırın ve tüm çıktıları olabildiğince görsel hale getirin;

➔ Gantt Grafiğini kullanarak tüm gerekli görevleri ve bunları tamamlamak için gereken tahmini süreyi yan yana yerleştirin;

➔ Kapasitelerinizi gerçekçi bir şekilde planlayın ve ekip üyelerinizin çatışmalardan, gecikmiş ve uğursuz bakışlarından kaçının;

➔ Manuel değişiklik ve uyarlamalardan kurtulun – Kaynak Yönetiminde yaptığınız şey Gantt'a yansır ve bunun tersi de geçerlidir;

➔ Gerçekten neyle çalışmanız gerektiğini görün ve şu anda sizin için gerekli olmayan şeyleri gizleyin (örneğin kilometre taşları, önemli noktalar).

Seçimde iyi şanslar projeniz için doğru yazılım!