This is automatic translation. If you do not like it, switch to English or another language. Thank you for understanding. OK Show original
içerik

Ev ofisinden en iyi şekilde nasıl yararlanılır? 4 pratik ipucu

Son yıllarda ev ofisi yaygın olarak kullanılan bir fayda haline gelmesine rağmen, birçok şirket hala verimli bir şekilde nasıl çalışacağını bilmiyor. Yapmanız gereken tek şey yol gösterici ilkelere bağlı kalmakve ekibiniz veya tüm işletme ofisten olduğu gibi etkili bir şekilde çalışabilir.

Ev ofisinden en iyi şekilde nasıl yararlanılır? 4 pratik ipucu

Eğer ilgini çektiyse...

  • Çalışanların ev ofisini tatil olarak algılamayın?
  • İş nasıl etkili bir şekilde dağıtılır ve insanları motive etmek evden çalışırken?
  • Ev ofisinizin pijama partisine dönüşmek kanepede Netflix mi izliyorsunuz?

... o zaman bu makale okumanız için faydalı olabilir.

4 temel paylaşacağım, çok pratik tavsiye benim bakış açıma göre, evden çalışan ekibimin üretkenliğini önemli ölçüde artırdı.

Her biri farklı bir alandan bahsediyor:

  1. Çalışma ortamı
  2. Toplantılar
  3. Sonları
  4. İşin devri

1. Çalışacak ve bir çalışma alanı ayıracakmış gibi giyin

Kesinlikle kanepede veya yatakta çalışabilirsiniz. Ancak verimlilik sorgulanabilir. Ve deneyimler bize, potansiyel dikkat dağınıklığının oranının çok yüksek olduğunu söylüyor.

Bu nokta muhtemelen birini şaşırtabilir, ancak gerçek olduğu kanıtlanmıştır. Kıyafet önemlidir. Gün boyu pijamanızda veya eşofmanınızda otursanız da, rahat “ev giyimi” sizi daha iyi performans göstermeye motive edenlerin dışında hisler uyandırır. Pavlov'un okul günlerindeki refleksini hatırlıyor musun? Çalışacakmış gibi giyindiğinizde, fiziksel olarak işe gidiyormuşsunuz gibi bir içsel durum yaratın. Kısacası zihniniz çalışmaya hazır olacak.

Kolayca bakabilirsiniz "kıyafet kodu". Peki ekibinizle bunu nasıl yapacaksınız? Bunun için "Pantolonunu göster" diye küçük bir numaramız vardı. İşin püf noktası, bir görüntülü toplantı sırasında, katılımcılardan birinin bu cümleyi genellikle başında söylemesi. Toplantı katılımcıları daha sonra ayağa kalkmalı ve uygun şekilde giyindiklerini göstermelidir.

Endişelenmeyin, sadece neyle ilgili olduğunu doğru bir şekilde açıklamalısınız, sonra bunu birkaç kez başlatmalısınız ve birkaç toplantıdan sonra diğerleri de bunu tetikleyecektir. Onlara bunu hatırlatmana bile gerek kalmayacak. Bu yeni şeyin hızlı bir şekilde yakalayacağını söylemeye cüret ediyorum, çünkü eğlenceli.

easyproject.com - ev ofisten çalışırken bir çalışma alanı ayırtın

2. Görüntülü toplantıları / aramayı kullanın

İletişim hayati önem taşır. Başkalarıyla iletişim kurmak, özellikle uzun süreli ev ofis dönemlerinde sizi yolda tutan şeydir.

Video konferans bu nedenle idealdir. Videoyla karşılaşmak, sonsuz e-posta alışverişinden daha etkili bir iletişim olmaması muhtemeldir.

Görsel temas, başkalarının fikirlerine ve duygularına anında tepki vermeyi sağlar. Ve ne olursa olsun bunları yazılı iletişime sokamazsınız. Bu sayede ekip üyeleri daha fazla motivasyona sahip olacak ve size çok daha az enerjiye mal olacak.

Aynısı normal bir telefon görüşmesi için de geçerlidir. Yapabilirsin kişinin sesinden duyguları hissetmek ve anında tepki verebilirsiniz, bu şekilde ekip üyelerinizi "daha iyi durumda" tutabilir ve daha uzun süre motive edebilirsiniz.

Elbette, toplantılar ve işin kendisi arasında bir denge bulmak önemlidir. Çoğu durumda, haftada bir ekip koordinasyon toplantısı yeterli değildir. Birbirinizi daha sık aramanızı öneririm, beyin fırtınası ve koordinasyon için kısa bire bir toplantılar da arzu edilir. Herkes kendileri için doğru payı bulmalıdır.

Yalnızca toplantılar için hangi uygulama kullanılmalı? Kişisel deneyimlerime göre tavsiye edebilirim yakınlaştırma bir dizi gelişmiş özellik sunar. Easy Project'e entegre edildiğinden ayarlarda zaman kaybetmeden yalnızca birkaç tıklamayla yeni bir görüntülü toplantı oluşturun. Günde birkaç çevrimiçi toplantınız varsa, bu çok zaman kazandırır.

easyproject.com - ev ofisten çalışırken görüntülü toplantıları kullanın

3. Ara vermenin önemini unutmayın

Bazı insanlar iş tarafından o kadar tüketilir ki birkaç saat bile ara vermeden çalışmaya başlarlar. Ancak bu ideal değil. Bir süre sonra aşırı çalışmaya yol açabilir ve bu da yalnızca üretkenliği değil, uzun vadede sağlığı da olumsuz etkileyebilir.

Bu yönü uzun mesafeden izlemek zordur; kesintiler ofis hayatının doğal bir parçasıdır. Bir alışkanlığı değiştirmek kolay değildir ve yeni alışkanlıklar yaratmak biraz zaman alır.

En kolay yol başkalarına örnek olmak ve paylaşmaktır. başarı hikayeleri - diğerleri için etkili olduğu kanıtlanan yaklaşımlar ve yöntemler. Başarı hikayeleri çekicidir.

Benim için, Pomodoro teknik iyi işe yaradı. Bu, çalışma blokları ve kısa molalar arasında bilinçli olarak geçiş yapmakla ilgilidir. Arka arkaya 45 dakika çalıştıktan sonra birkaç dakika ara vererek kullanıyorum. Bazen odanın içinde biraz dolaşırım, bir bardak su içerim veya köpeği dışarı çıkarırım. Bu şekilde saatlerce tek bir şeye takılıp kalmaktan kaçınırım.

Ara vermenin verdiği mesafeyi alarak, işime döndüğümde daha fazla enerji alıyorum ve yeni fikirler basitçe kendiliğinden geliyor. Her iş bloğunun başında, neye ulaşmak istediğimi tanımlarım. Ben başarırsam da başaramasam da, en azından bloğun sonunda o 45 dakikayı nasıl geçirdiğimi biliyorum. Bu da bana zaman yönetimim hakkında değerli geri bildirimler sunuyor. Pomodoro tekniğini 10 yılı aşkın süredir kullanmamın nedeni budur.

easyproject.com - ev ofisten çalışırken mola vermek

4. Bir iş yönetimi yazılımı / bilgi sistemi kullanın

Proje veya süreç yönetimi için bilgi sistemi yalnızca uzaktaki ev ofisi için faydalıdır, aynı zamanda evden çalışırken daha da takdir edeceksiniz!

Bunu hayal edin - meslektaşlarınızla e-posta yoluyla iletişim kuracak olsaydınız, projeleri, ekipleri ve işleri yürütürken eski tarz servis sonrası hizmeti kullanmak gibi olurdu. Aşırı bir karşılaştırma olabilir, ancak belki bu örneğe dayanarak bunun gerçeklikten o kadar da uzak olmadığını anlayacaksınız.

 

Örnek 1: Siz görev içeren bir e-posta gönder iki meslektaşın işbirliği ile tamamlanması gerekiyor.

  • Her ikisi de e-postayı okur.
  • Meslektaş 1 nispeten hızlı yanıt verebilir, ancak Meslektaş 2'yi CC'ye koymayı unutur.
  • İş arkadaşı 2, evden şirket VPN'ine (iş güvenliği nedeniyle var olan) nasıl bağlanacağını bilmediğini fark ettiğinden, e-postayı hiç okumadı ...

Bir dakika, çalışan bir VPN'iniz olduğunu ve tüm meslektaşlarınızın onu nasıl kullanacağını bildiğini mi söylüyorsunuz? Harika! Başka bir örnekle devam edelim.

  • Meslektaş 2 e-postayı okumuş ancak Meslektaş 1'den bir yanıt almamış olabilir (CC'de değildi).
  • Kimin kime hangi e-postayı gönderdiğini, yanıt vermeleri ne kadar sürdüğünü ve görevi çözmede başka kimlerin yer alması gerektiğini, bilgilerin kaç kez kaybolduğunu veya eksik olduğunu gösteren birçok kombinasyon izledi. Saatlerce gecikebilen tepkilerden bahsediyoruz.

Biraz şansla mutlu olacaksın görevi birkaç gün içinde tamamlamak.

Aşırı abartılı bir örnek mi diyorsunuz? İşlerinin koordinasyonu için kim hala e-postayı kullanıyor olacak? İnanın bana, hala e-posta yoluyla iş atayan ve yukarıda anlatılana benzer sorunlarla karşılaşan birkaç şirket var.

Belki daha iyi bir durumdasınız ve iş yükünüzü organize ettiğiniz bir bilgi sisteminiz var. Harika! Sadece e-posta ile çalışanlardan kesinlikle daha iyisiniz. Yine de sana göstermek istiyorum birçok şirketin deneyimini gösteren bir örnek daha. Daha kolay hale getirmek için, önceki örnekteki ile aynı akışı kullanacağım.

 

Örnek 2: Siz "bağımsız" bir yazılımda bir görev oluşturunbu görev ancak iki meslektaşın işbirliği ile tamamlanabilir.

  • İkisi de görev tanımını okur ve ona tepki vermeye başlar. Her iki meslektaşın da görevin bir bölümünü tamamlamak için başka birinden (grafik çalışanı, programcı, pazarlama meslektaşı ve hatta bir müşteri) yardıma ihtiyacı vardır.
  • Meslektaş 1, bir müşteriyle iletişimi denetler ve kendisinden bir web sitesi için bir metin alması gerekir. Bu yüzden, bir müşteriye bunları isteyen bir e-posta gönderir. Bir müşteri, Meslektaşı 1 dişçide iken öğleden sonra e-postayı yanıtlar, bu nedenle e-postayı yalnızca ertesi gün okuyabilir. Yeni metin yalnızca bir gün sonra görevde görünecektir.
  • Meslektaş 2, web sitesinin içeriğini denetler. Metni değiştirmek için teknik departmandan bir meslektaşıyla işbirliği yapması gerekiyor. Ancak bu departman farklı bir bilgi sistemi kullanıyor. Bu nedenle, kendi sisteminde bir istek oluşturması, tamamlanmasını beklemesi ve ardından kendi sistemindeki görevi güncellemesi gerekir. İşi ikiye katlayın = etkili değil.

Örnek 2, Örnek 1'deki e-posta iletişiminden hala daha etkilidir ve bu görev daha çabuk çözülecek.

Ancak, bunu daha iyi yönetmenin bir yolu olduğuna inanıyorum - Örnek 3.

 

Örnek 3: “Entegre bir yazılımda” bir görev oluşturuyorsunuz, bu görev sadece iki meslektaşın işbirliği ile tamamlanabilir.

  • Her iki meslektaş da açıklamayı okur ve üzerinde çalışmaya başlar. Her iki meslektaşın da görevin bir bölümünü tamamlamak için başka birinden (grafik çalışanı, programcı, pazarlama meslektaşı ve hatta müşteri) yardıma ihtiyacı var.
  • Meslektaş 1, bir müşteriyle olan iletişimi denetler ve kendisinden bir web sitesi için yeni bir metin alması gerekir. Böylece müşteriyi doğrudan göreve ekleyecektir. Doğrudan görevden bir e-posta gönderir, müşteri yanıt verir ve yanıt göreve kaydedilirken, Meslektaş 1 dişçide (Örnek 1'ye kıyasla 2 gün tasarruf sağlar).
  • Meslektaş 2, web sitesinin içeriğini denetler. Metni değiştirmek için teknik departmandan bir meslektaşıyla işbirliği yapması gerekiyor. Bu departman aynı sistemi kullandığından, bu gereksinim ve tamamlanmasıyla ilgili bilgiler tek bir görevde kalır (iş tekrarından kaçınmak ve daha hızlı iş teslimine izin vermek).

Bu 3 örnek arasındaki farkı hissedebiliyor musunuz? Bu 3 örneğin, işini ve ekiplerini etkin bir şekilde yürütmek isteyen herkesin geçmesi gereken 3 evrim aşamasını temsil ettiğini söylemeye cesaret ediyorum.

Ben istisna değildim.

Örnek 1 eski moda ve etkili değil - e-posta, özellikle 2'den fazla kişinin iletişimini içeriyorsa, iş yönetimi için uygun bir araç değildir.

Örnek 2 daha iyidir - zaten bir bilgi sisteminiz var, bu harika. Küçük bir iç ekip içindeki işbirliği, ilgili sonuçlara ulaşılmasını sağlayan görece organize edilmiştir. Sorun şu ki, sadece takım içinde işe yarıyor - diğer departmanları, harici çalışanları veya müşterileri dahil etmek istediğinizde etkili değil.

Örnek 3'teki yaklaşım, tüm ana işlemler için tek bir bilgi sistemine sahip olduğunuz bir durumdur. Herkes günlük olarak bir yazılımla çalışır, hatta bu yazılımdaki harici çalışanlar ve müşterilerle işbirliği yapabilir, diğer departmanlarla çalışmaları koordine edebilirler. Her şey daha sorunsuz çalışıyor.

Birden fazla yazılımı paralel olarak kullanırken bunları entegre etmenin mümkün olduğunu belirtmeliyim. Ancak, hepsini yapabilen tek bir entegre uygulamanın etkinliğini karşılayacak düzeyde bir entegrasyonla karşılaşmadım (Örnek 3).

Ben şahsen, birkaç projede yer aldığım için Örnek 2 ve 3 arasında bir yerdeyim.

Geriye dönüp baktığımda, "hepsi bir arada" yazılım kullanan bir şirkette çalışırken (Örnek 3) iş yükünün iki katı birden çok yazılım kullanan müşteriler için çalışmaktan daha iyidir (Örnek 2). İşletme yönetiminin çeşitli yönlerinin tek bir yazılıma entegrasyonu sayesinde, çok sayıda sistemde paralel gereksinimlerin yaratılmasını önlüyoruz. Bu, e-posta iletişimi için de geçerlidir - artık eski e-postalarda uzun süredir kaybolan bilgileri aramaya gerek yok. Peki ya planlama toplantıları? Başkalarını davet etmek için Outlook'u açmanız mı gerekiyor? Ve görüntülü toplantılar - hakkında başka bir uygulama?

Tanıdık geliyor mu? Tüm bu eylemler size değerli zamana mal olur. Günün sonunda eklerseniz, küçük bir sayı olmayacak. Şahsen "hepsi bir arada" uygulamasını kullanıyorum kolay Projesi 5 yıldan fazladır ve bunu kullanarak hayatımın aylarını kurtardığıma inanıyorum. Ve bu, onu kullanmaya devam etmem için geçerli bir nokta.

easyproject.com - ev ofisten çalışırken bir iş yönetimi yazılımı kullanın

Evden çalışmaya geri dönelim.

Ekibinize evden nasıl çalışılacağına dair bir kılavuz verirseniz ve onlara pratik örnekler, yolun yarısındasın.

Sadece pratik örnekler sayesinde olacaklar anlayabilir onlardan ne istediğinizi ve nedenini - ve sonra kendileri uygulayabilirler. Örneklerimi ilginç buluyorsanız ve ekibinizdeki veya şirketinizdeki ev ofise uyum sağlamanıza yardımcı olacaklarsa, lütfen bunları kullanın.

Ben de insanlara yeterince vermeyi öğrendim sorular için alan. Yeni değişiklikler uygulanırken daha fazla soru sorma olasılıkları çok yüksektir. Soruları yanıtlayarak dezenformasyondan, spekülasyonlardan ve varsayımlardan - arzu edilmeyen her şeyden - kaçınırsınız.

Bir ev ofisi uygulamak roket bilimi değildir, kanıtlanmış ve test edilmiş süreçler vardır. Bunun uygulanmasında size başarılar diliyorum.

Ne düşünüyorsunuz?

Benzer bir deneyiminiz var mı? Veya farklı bir fikrin mi var? Söylemeyi unuttuğum bir şey var mı?

Eğer istersen, Bu e-posta adresi spam robotlarından korunuyor. Sen, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir gerekir. uzaktan ekip yönetimi ile ilgili kendi deneyiminiz hakkında. Cevap vereceğim ve deneyimlerimi paylaşacağım. Kim bilir, belki sana yardımcı olur ev ofisinde daha yüksek verimlilik elde edin. Gelecekte hepimiz bundan faydalanabileceğimizi düşünüyorum.

 

İLGİLİ MAKALE » Ev ofis etkili mi? İki yıllık bir çalışmanın sonuçları.

 

Yazar: Jakub Ryba

 

 

Evden verimli çalışma? Kolay.

Tek bir yazılımda mükemmel proje planlaması, yönetimi ve kontrolü için tüm güçlü araçları edinin.

 

Easy Project'i Keşfedin

 

 

 

kolay Projesi
 

 

Ek bilgi

30 günlük ücretsiz deneme sürümünde Easy Project'i deneyin

Tam özellikli | SSL sertifikalı | Günlük yedeklemeler

or

gerekli kredi kartı veya kurulum

×

Ikona E-posta 1

Proje yönetimi hakkında daha fazla makale mi istiyorsunuz? 
Haberlerimize kaydolun ve en iyilerini kaçırmayın!

 

Daha kolay proje yönetimi için ipuçları, hikayeler ve haberler. Arada bir gelen kutunuzda.